La DFCG choisit les solutions SaaS d'Esker pour externaliser l'envoi de ses courriers

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Appels à cotisations et rappels de paiement. Ces flux de documents sont sensibles pour une association et extrêmement chronophages. Leur externalisation a permis à la DFCG de gagner en réactivité, en productivité et en traçabilité. Avant la mise en place de la solution Esker, la DFCG envoyait ses appels à cotisations manuellement. Le travail de 3 personnes au sein du service administratif, aidées par deux ou trois intérimaires pendant 2 jours, était nécessaire pour gérer l’envoi par courrier des 3000 appels à cotisation..

Une optimisation pas à pas...

Afin d’optimiser ce processus, la DFCG avait dans un premier temps fait le choix, d’externaliser ces envois auprès d’un routeur mais cette solution ne lui apportait pas  satisfaction du fait des erreurs fréquentes et de nombreux problèmes techniques.  L’association a donc recherché une solution fiable, rapidement opérationnelle et a choisi de déployer celle d’Esker en mode SaaS, qui était par ailleurs entièrement compatible avec la solution comptable Cegid utilisée. Initialement installée sur les postes administratifs, la solution FlyDoc d’Esker a été étendue à l’ensemble des permanents de l’association du fait de sa facilité d’utilisation et la rapidité de sa prise en main.

Un gain de réactivité grâce à la dématérialisation des flux

Concrètement, les courriers sont aujourd’hui envoyés par les permanents directement depuis leurs postes de travail via l’imprimante virtuelle FlyDoc. Esker reçoit les fichiers et se charge ensuite de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la remise en poste.
« L’envoi des appels à cotisations à nos 3 200 adhérents est un flux critique pour une association comme la nôtre. L’externalisation de ce processus auprès d’Esker nous a permis d’améliorer notre réactivité et la qualité de service que nous souhaitons apporter aux membres de la DFCG. Cette solution, très rapide à prendre en main, est réellement dimensionnée pour les besoins d’une structure comme la nôtre et nous apporte des bénéfices immédiats», ajoute Philippe Chastres, Délégué Général de la DFCG.

La mise en oeuvre de la solution Esker a ainsi permis à la DFCG de :
- réaliser d’importants gains de temps et de productivité dans l’envoi de ses appels à cotisations,
- réaliser des économies en termes de consommables tout en disposant d’une solution flexible : la DFCG n’est pas engagée sur une volumétrie fixe mais envoie ses courriers selon ses besoins, sans impact sur les coûts,
- améliorer la traçabilité de ses courriers et supprimer les pertes : la DFCG reçoit automatiquement les informations si l’adresse est erronée, ce qui permet de qualifier la base et de faire gagner du temps aux équipes.
- archiver électroniquement les appels à cotisations envoyés afin d’assurer un suivi précis des actions réalisées pour ses adhérents.

« Avec la solution Esker, chaque courrier envoyé avant midi est traité dans la journée et expédié le soir même. Cet engagement de service d’Esker était essentiel pour nous qui souhaitions une solution réactive pour l’expédition de nos courriers » explique Philippe Chastres, Délégué Général de la DFCG. Fort de ces premiers flux externalisés, la DFCG envisage aujourd’hui d’étendre l’utilisation des solutions à l’envoi de courriers d’invitation pour ses manifestations.