Le cabinet Quocirca préconise la gestion déléguée des impressions

La majorité des entreprises pourraient réaliser des économies si elles maîtrisaient la totalité de leurs coûts d’impression, et non pas seulement ceux inhérents à la bureautique. Tel est l’enseignement tiré par le dernier rapport publié par Xerox et le cabinet d’études et d’analyses Quocirca, intitulé “21st Century Enterprise Print Services”*.

Le rapport souligne que, malgré l’augmentation considérable des communications électroniques, les collaborateurs continuent d’imprimer très largement leurs documents au sein des entreprises. Toutefois, du fait d’une gestion fragmentée entre l’environnement bureautique, les centres de production internes et les prestataires extérieurs, peu d’entre elles ont une vision globale des coûts générés par leurs impressions.

«Selon nos estimations, seules 15% des grandes entreprises ont aujourd’hui recours à des services de gestion déléguée des impressions pour réduire leurs coûts. La plupart n’exerce donc aucun contrôle sur le volume de documents imprimés, ce qui engendre d’énormes coûts», commente Louella Fernandes, analyste chez Quocirca. «Or, en choisissant de maîtriser ce volume global, les entreprises peuvent facilement réaliser des économies considérables».

Selon l’étude, la gestion déléguée des impressions permettraient, en effet, de mieux prendre en compte l’intégralité des coûts d’impression, d’accroître l’efficacité opérationnelle et de garantir la sécurité des documents. Cependant, Quocirca recommande aux entreprises envisageant de recourir à ce type de service de bien veiller aux points suivants: s’assurer du niveau d’expérience du fournisseur, réaliser une évaluation détaillée des volumes d’impression et mettre en place une stratégie de gestion documentaire souple et durable ne se limitant pas uniquement à l’analyse des coûts à la page.

* Cette étude a été réalisée en juillet 2009 auprès de 200 entreprises