Réduire ses coûts pour optimiser la gestion administrative de ses RH

Pour 57% des responsables d’entreprises et administrations publiques interrogés, la réduction des coûts (personnel, impression…) fait partie des enjeux majeurs associés à l’optimisation de la gestion administrative des ressources humaines (RH). Tel est l’un des principaux enseignements issus de l’étude consacrée en 2009 à la fonction RH et réalisée par le cabinet Markess International.
Intitulée “Optimisation de la gestion administrative des RH”, cette enquête montre effectivement que les DRH doivent composer avec des contraintes clés parfois exacerbées par un contexte économique tendu. Pour plus d’une organisation sur deux interrogées, il s’agit d’automatiser les processus de gestion administrative des RH, d’harmoniser les pratiques en termes de paie et administration du personnel (56%), d’assurer la veille légale et réglementaire (55%), d’accroître la productivité des équipes internes (51%) et enfin de conserver l’expertise et compétence RH en interne (rester autonome vis-à-vis de ses prestataires pour 51 %).

Pour plus des deux tiers des responsables interrogés, l’optimisation de la gestion administrative passe par une révision, voire une définition de l’organisation de la gestion administrative RH et des processus associés (85%); la dématérialisation des déclarations sociales 80 % (attestations de salaires, attestation d'assurance chômage...), l’optimisation des règles de paie (80%), la mise en place d’une base de connaissances RH permettant de collaborer et de capitaliser sur les bonnes pratiques de chacun (78%), la mise en place de solutions en self-service (ESS – Employee Self Service ou MSS – Manager Self Service) permettant aux collaborateurs ou à leurs managers de saisir eux-mêmes certaines données ou d'accéder à certaines informations (76 %), la traçabilité des processus, grâce à des solutions de workflow notamment (71%), la dématérialisation des processus internes associés à la paie et à l'administration du personnel (67%).
D’autres voies d’optimisation peuvent être suivies. « Le déploiement d’un CSP (Centre de Services Partagés) pour la paie ou pour l’ensemble des activités administratives RH, plus particulièrement dans les grands groupes, permet de mutualiser les expertises RH, de réduire les coûts mais également de valoriser le travail des équipes RH et d’offrir un meilleur service aux salariés », précise Hélène Mouiche, chargée d’études senior chez Markess International et responsable de l’étude.

Une alternative peut également consister en l’externalisation, partielle ou totale, de la gestion administrative des RH. 48% des organisations interrogées ont ainsi choisi de confier à un prestataire tout ou partie des processus et/ou des solutions applicatives de gestion de la paie et de l’administration du personnel.
Les éditeurs de logiciels RH ou d’ERPs (Cegid, HR Access, Lefebvre Software, Meta4, Oracle, Sage ou SAP et les opérateurs de services d’externalisation (ADP, Cegedim SRH, Sopra) arrivent en tête parmi les prestataires jugés aptes par les organisations interrogées pour les accompagner dans leurs chantiers d’optimisation de la gestion administrative des RH. Les attentes envers ces prestataires portent notamment sur des offres d’archivage de documents dématérialisés (bulletins de salaires, contrats de travail…), des outils de reporting et d’analyse (élaboration du bilan social…) et de la veille réglementaire et légale.
Markess International estime le marché des logiciels et services associés à la gestion administrative des RH à 1 090 millions d’euros en 2009, soit près de 46% du marché global des logiciels et services associés aux RH. Un marché qui devrait connaître une croissance annuelle moyenne de + 4,5% et atteindre 1 190 millions d’euros d’ici 2011 selon Markess International.