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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre VI : L'engagement dans l'action

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Insuffler une dynamique d'action


En résumé

Une réunion qui se termine sur ces mots, " on fait comme ça ? ", a toutes les chances de ne pas aboutir sur des réalisations concrètes. Or ce sont elles qui justifient et valorisent le temps investi.

Les dernières minutes de la réunion sont déterminantes pour enclencher une véritable dynamique d'action : obtenir de chacun un engagement précis et mettre en place un dispositif de suivi motivant.

Pour insuffler cette dynamique positive, souvenons-nous que le premier pas est le plus difficile : nous aurons intérêt à réviser un objectif à la baisse plutôt que reporter le délai de mise en oeuvre d'une action.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le but de la réunion est avant tout l'action qui en découle. Sans action concrète, la réunion a été une pure perte de temps multipliée par le nombre de présents.

Contexte

L'engagement dans l'action est un processus qui démarre avant la fin de la réunion et se prolonge sur le terrain des opérations avant la réunion suivante. C'est un outil d'efficacité indispensable pour toutes les réunions opérationnelles.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Verrouillez l'engagement de chacun.

  • Veillez à ce que chaque tâche du compte-rendu actif soit attribuée : qui fait quoi pour quand ?
  • Précisez les livrables attendus pour que les titulaires des actions puissent les visualiser.
  • Soyez attentif au non-verbal : levez les freins et voyez si des moyens peuvent être attribués, de l'aide ou un appui. Au besoin, revoyez l'objectif du livrable à la baisse, plutôt que de céder sur le délai.

> Engagez-vous personnellement.

  • Prenez vous-même en charge une action opérationnelle (ou en binôme).
  • Engagez-vous au moins sur deux choses : envoyer le compte-rendu dès la fin de la réunion et assurer le suivi des actions (étape suivante).

> Prévoyez un dispositif de suivi.

  • Il permet de suivre les actions, mais aussi d'insuffler de l'énergie dans le groupe.
  • Prévoyez des points d'étape d'ici la prochaine réunion et promettez de tenir le groupe informé de l'avancée des travaux, pour créer des occasions de " mise sous tension positive " des titulaires d'action.

> Négociez un premier pas plutôt qu'un report.

  • Peu avant le point d'étape, contactez vos coéquipiers : " Qu'est-ce que je mets dans le bilan intermédiaire ? Qu'est-ce qui est fait/reste à faire ? "
  • Si un participant n'a pas avancé, aidez-le à découper l'action en sous-objectifs, et négociez avec lui d'avancer d'un premier pas plutôt que de reporter le délai.
  • Apportez votre aide si nécessaire, ou l'aide d'une ressource extérieure.

> Communiquez les réalisations.

  • Tenez vous-même vos engagements.
  • Diffusez à toute l'équipe le bilan collectif en valorisant ce qui est fait et en encourageant l'ensemble du groupe.

Méthodologie et conseils

> Influencez les attributions pour que le " casting " soit efficace. Constituez des binômes complémentaires.

> Montrez votre enthousiasme, il est communicatif.

> Si vous constatez une baisse d'énergie, motivez vos coéquipiers en rappelant le sens des actions et les enjeux de leur réalisation.

> En tant que participant : interpellez sur l'attribution des tâches si l'animateur ne le fait pas, et soyez le premier à vous engager. Puis informez le groupe de vos réalisations. ?

Avantages

  • La mobilisation de chacun est renforcée, à la fois sur le terrain et lors des réunions suivantes.

Précautions à prendre

  • Le bilan intermédiaire est un outil de motivation, pas un reporting d'activité. Soyez vigilant à la tonalité de votre communication.
  • L'espace entre deux réunions doit laisser le temps à la réalisation des actions.

Pascale Bélorgey