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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre I : L'escalier mécanique de Pareto

  • Retrouvez 8 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

S'alléger des tâches peu productives pour gagner en puissance


En résumé

Tout le monde connaît la loi de Pareto, les fameux 20 % d'actions (ou de clients, ou de types de pannes) qui produisent 80 % des résultats (ou du chiffre d'affaires, ou des rebuts).

Inspiré de ce constat, l'escalier mécanique de Pareto propose de gravir les marches de l'efficacité. Le principe est simple : alléger le bas de chaque marche pour lui permettre de s'élever :

  • en renonçant à certaines tâches ;
  • en réduisant le temps consacré à d'autres ;
  • pour se focaliser sur les plus productives.

Peu à peu, nous augmentons notre puissance pour accomplir des projets plus ambitieux et réaliser nos rêves.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

En économisant sur les tâches de moindre valeur ajoutée à chaque marche, l'escalier mécanique de Pareto nous donne du temps pour accomplir des projets plus vastes.

Contexte

C'est un processus itératif qui peut être initié n'importe quand. Il s'appuie sur un travail d'analyse de notre temps (outils 4, 5, 6 et 8).

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Prenez appui sur la première marche. Planifiez en priorité les 20 % d'activités qui contribuent à 80 % de vos résultats (vos activités Jackpot, les tâches des cadrans A et B de votre matrice d'Eisenhower).

> Décollez le fond de la marche : répertoriez les tâches que vous allez cesser de faire.

  • Décidez de ne plus répondre à certains mails.
  • Décidez de supprimer les tâches à trop faible valeur ajoutée par rapport au temps investi.
  • Renoncez à entretenir certains contacts qui ne vous apportent rien.

> Allégez la structure interne de la marche.

  • Renoncez au perfectionnisme et fixez une limite de qualité ou de temps à vos dossiers :

    • Acceptez de ne pas avoir l'exhaustivité des informations.
    • Cessez de vous relire trois fois.
    • Savourez les coquilles qui subsistent dans un document comme une victoire sur votre perfectionnisme.
    • Décidez de ne pas tout traiter (pas tous les produits, pas tous les clients, etc.).
    • Négociez le livrable avec vos partenaires.
  • Donnez-vous comme objectif de réduire de 50 % certaines tâches, même s'il faut investir un peu de temps au départ :
    • Raccourcissez les processus.
    • Simplifiez vos outils.
    • Standardisez (procédures, réponses types, check-list).
    • Automatisez (reporting, analyses, etc.).
    • Déléguez pour ne conserver que le pilotage de certaines tâches.

> Montez sur la deuxième marche : le temps économisé vous permet de vous consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée et aux projets qui vous tiennent à coeur.

> Recommencez ! Bien installé sur la 2e marche, reprenez le processus. En route pour la 3e marche !

Méthodologie et conseils

> Pour renoncer, posez-vous la question : " si je ne fais pas ceci, que pourrai-je faire à la place qui a plus d'importance ? ".

> Rendez explicite ce que vous décidez d'arrêter de faire : pour vous-même, et pour votre entourage qui cessera de vous solliciter à mauvais escient.

> Lancez-vous des défis de temps sur les tâches à alléger (outil 33).

Avantages

  • Le cap du renoncement franchi, nous ressentons rapidement le confort de la légèreté.
  • Nous augmentons la valeur ajoutée de notre contribution et nos résultats.
  • Notre agenda est plus souple pour accueillir les missions qui nous intéressent et nous sommes plus alertes aux opportunités.

Précautions à prendre

  • Avant de supprimer une tâche, vérifiez l'impact de votre décision sur votre entourage. Réfléchissez avec lui à des solutions alternatives.
  • Il peut s'écouler plusieurs mois avant que vous ne puissiez prendre en charge les nouveaux projets de la deuxième marche. Clarifiez ce que vous voulez (outil 2) et soyez proactif.

Pascale Bélorgey