Recherche
Se connecter
Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre IV : Gérer la surcharge de travail

Fiche 06 : La clôture d'un dossier

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
©

La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

L'important n'est pas de finir mais de clore


En résumé

Nous avons beau connaître la loi de Pareto et savoir que 80 % du résultat attendu sera obtenu avec seulement 20 % du temps consacré habituellement aux choses, nous avons parfois du mal à nous arrêter. Nous sommes exigeants sur la qualité, qui nous renvoie une image positive de nous-mêmes.

Tant que la charge de travail est acceptable, nous croyons agir pour le mieux. Quoique (outil 7)...

La situation devient intenable en cas de surcharge d'activité.

Pour enfin arrêter - sans malaise - d'en faire toujours plus, notre cerveau a besoin de comparer ce " plus " à un " à la place " motivant plutôt qu'à du " rien ".

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La clôture d'un dossier permet de gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, au profit de tâches à plus fort enjeu.

Contexte

C'est une décision nécessaire pour redonner de l'oxygène à un emploi du temps surchargé par une multitude de dossiers ouverts et à l'esprit saturé de préoccupations.

C'est aussi un très bon antidote au perfectionnisme, à pratiquer au quotidien !

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Évaluez la valeur du " plus " : si vous laissiez le dossier " ouvert " quelle serait la valeur ajoutée du travail supplémentaire ?

  • Au regard de la " commande ", du besoin opérationnel, de l'utilisation du livrable.
  • Au regard du bénéfice perçu : s'en apercevront-ils ? répondez objectivement à la question : " pour qui est-ce que je le ferais ? ", pour mes clients ou ma propre satisfaction ?
  • Comparez-vous aux pratiques des autres.
  • Demandez l'avis d'un collègue objectif (et pas perfectionniste) ou de votre client.

> Comparez avec un " à la place ".

  • Quelle tâche à plus haute valeur ajoutée pourriez-vous faire à la place ?
  • Si vous décidez de clore cette phase du projet, quels avantages vous donnerait le fait de raccourcir le délai du projet global ? (avantage concurrentiel ; bénéficier de nouvelles fonctionnalités plus rapidement, etc.).
  • Appréciez les bénéfices du " à la place " pour vous : que ressentirez-vous quand vous l'aurez fait ? Que pensera votre entourage ?
  • Votre " plus " de l'étape 1 pèse moins lourd dans la balance !

> Décidez de clore votre dossier.

  • Si des enjeux forts vous empêchent encore de le clore maintenant, accordez-vous un budget temps limité en fixant un nouvel objectif " juste nécessaire ".
  • Déclarez formellement le dossier clos. Prenez le temps de vous approprier cette pensée. Respirez. C'est fini !

> Informez vos interlocuteurs.

  • Livrez votre dossier avec la conscience du " juste " devoir accompli.
  • Au besoin expliquez pourquoi vous avez décidé d'arrêter là, en mettant en avant les bénéfices du " à la place ".

> Passez à la suite sans attendre, en choisissant une tâche à forte valeur ajoutée.

Méthodologie et conseils

> Si vous ne vous sentez pas prêt à clore le dossier, allez voir votre commanditaire pour négocier le juste nécessaire. L'exigence que vous vous fixez n'existe peut-être que dans votre tête ! Sinon, faites valoir les avantages du " à la place ".

> Vous pouvez utiliser cette méthode pour décider de ne pas traiter du tout une tâche au profit d'actions à plus forts enjeux.

Avantages

  • La clôture d'un dossier a un impact fort sur notre énergie : le sentiment d'avancer défatigue et motive pour la suite. Le cerveau libéré d'un poids excessif est plus fluide.
  • Les gains de temps cumulés sont colossaux !

Précautions à prendre

  • Si un doute vous tracasse au moment de la livraison, laissez la porte ouverte : " Voilà le dossier ; dites-moi si ça vous convient ! "
  • Mais attention aux éternels insatisfaits. Mesurez l'enjeu avant d'accepter de faire " plus ". Privilégiez l'argumentation du " à la place ".

Pascale Bélorgey