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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre V : Gérer les relations et sollicitations

Fiche 07 : La délégation reçue

  • Retrouvez 12 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Relier la délégation à ses objectifs personnels


En résumé

On parle toujours de la délégation du point de vue du manager. Or, la délégation a un impact fort sur l'emploi du temps du délégataire ! Comment bien recevoir une délégation ? Faut-il toujours l'accepter ?

La délégation est une opportunité. Elle peut nous rapprocher directement de notre objectif personnel puissant (outil 2), ou nous permettre de développer des compétences essentielles pour l'atteindre.

Dans tous les cas, elle est l'occasion d'exprimer ce que nous voulons, et d'apporter des preuves de notre professionnalisme, jusque dans la manière de l'accueillir.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Si déléguer est un art, recevoir une délégation en est un autre. Une mission supplémentaire ne s'improvise pas quand l'agenda est déjà rempli. Mieux encore, elle peut être une bonne occasion de remettre de l'ordre dans nos priorités.

Contexte

Cette démarche s'applique à toute délégation que nos responsables souhaitent nous confier, ainsi qu'aux missions que nous souhaiterions mener.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Analysez la mission : est-elle en accord avec vos priorités personnelles (outil 2) ?

  • Correspond-elle à une étape essentielle de votre développement professionnel ?
  • Vous permet-elle d'acquérir des compétences utiles à vos projets futurs, ou de développer des relations avec des interlocuteurs clés ?

> Si oui, exprimez votre enthousiasme : expliquez ce qui vous motive pour faire connaître vos désirs et vos projets.

> Si non, profitez de cette opportunité pour clarifier vos projets.

  • Dites quels types de missions vous voudriez mener, et pourquoi.
  • Examinez avec votre responsable en quoi la mission qu'il vous propose peut vous faire grandir dans vos projets professionnels futurs.
  • Choisissez d'accepter ou non.

    • Si vous acceptez malgré tout, montrez votre engagement : " Je le fais pour te dépanner, mais ce qui me motive, c'est plutôt... "
    • Profitez-en pour obtenir les moyens de développer vos compétences... Pourquoi pas une formation à la gestion du temps ?
    • Si vous refusez, soyez clair sur vos raisons : " Je préfère rester disponible pour telle autre mission/je ne veux pas renoncer à telle activité. "

> Gérez le temps de la mission.

  • Posez des questions pour clarifier l'objectif, la finalité, le livrable, le délai et les contraintes afin d'éviter toute perte de temps.
  • Proposez un fonctionnement si votre responsable ne le fait pas : un jalon très proche pour valider vos premières idées, des jalons de validation intermédiaires, un système de reporting pour gérer les alertes.
  • Demandez-lui de vous aider à arbitrer vos autres priorités.

> Faites constater vos compétences acquises à la fin de la mission, et rappelez quelles sont vos motivations pour les missions ultérieures.

Méthodologie et conseils

> Avant de décider, cernez la mission : enjeux, personnes impliquées, moyens, contraintes, visibilité.

> Ne refusez pas une mission qui vous tente pour des mauvaises raisons telles que le manque de temps ou de compétence.

> Prenez l'initiative de demander des missions, proposez vos services, exprimez vos envies. ?

Avantages

  • Quelle que soit notre réponse, nous clarifions avec ceux qui peuvent influencer notre avenir professionnel nos motivations profondes.

Précautions à prendre

  • Avant de refuser, évaluez votre marge de manoeuvre (vous laisse-t-on le choix ?) et mesurez l'impact d'un refus sur votre manager, sur votre relation avec lui, sur les opportunités futures. Il est maladroit de refuser une première délégation.
  • Ne vous laissez pas enfermer dans plusieurs délégations successives qui iraient à l'encontre de vos objectifs personnels.

Pascale Bélorgey