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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre V : La méthode 2-20-2-2

  • Retrouvez 12 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Un critère simple pour les demandes courantes de la hiérarchie


En résumé

Nous nous sentons parfois pris entre deux injonctions contradictoires : garder notre concentration pour être efficaces et être réactifs aux nouvelles demandes de notre manager. Pour sortir de ce choix binaire, admettons deux principes :

  • il émet sa demande quand il y pense, mais il a rarement besoin du livrable immédiatement ;
  • il n'a pas conscience du travail en cours.

À partir de là, la méthode 2-20-2-2 propose un critère simple - la durée du travail demandé - pour clarifier les options possibles.

Cet outil est complémentaire d'une proposition de fonctionnement et d'un pourcentage normatif d'imprévus.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La méthode 2-20-2-2 évite de tomber dans le " oui " systématique ou le refus inapproprié.

Contexte

C'est un outil pratique pour traiter les demandes courantes habituelles de notre manager.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Accueillez la demande de votre manager avec le sourire. Même si vous négociez, montrez que vous acceptez la mission sur le fond.

> Estimez le temps approximatif nécessaire pour traiter la demande et classez-la dans une des 4 catégories : environ 2 mn/environ 20 mn/environ 2 heures/environ 2 jours.

  • Catégorie 1 : environ 2'. " OK ! " Traitez la demande tout de suite. De toute façon vous passeriez plus de temps à négocier votre refus. Votre efficacité immédiate rendra d'autant plus crédible vos négociations futures.
  • Catégorie 2 : environ 20'. " OK, je le fais dès que j'ai fini ! " Il est important qu'il entende d'abord votre " oui ". Comme la concentration sur une même tâche excède rarement 1 h 30, vous devriez pouvoir traiter sa demande sous 2 heures. Validez que cette proposition lui convient. Dans 80 % des cas, il sera satisfait !
  • Catégorie 3 : environ 2 heures. Sauf si vous avez réservé suffisamment de temps pour les imprévus, cette demande vous oblige à revoir votre organisation à court terme :
  • Questionnez pour en savoir plus : l'enjeu de la demande, le délai précis, le périmètre ou le degré de précision attendu.
  • Négociez le délai dans la journée ou les jours qui viennent, ou le livrable : périmètre, degré de détail, mise en forme.
  • Laissez-le choisir ce qui lui convient le mieux.
  • Réorganisez votre emploi du temps, gagnez du temps sur une tâche moins importante.
  • Catégorie 4 : environ 2 jours. Questionnez pour en savoir plus. Annoncez la durée estimée en expliquant le cas échéant pourquoi (votre manager n'en a pas toujours conscience). Rappelez-lui les tâches importantes en cours et demandez-lui de vous aider à arbitrer vos priorités.

Méthodologie et conseils

> Les durées des catégories sont données à titre indicatif. Il serait bien sûr plus juste de parler de fourchettes de temps (2 à 5 mn ; 20 à 40 mn ; 2 à 3 heures ; 2 à 3 jours).

> Une sollicitation qui nécessite une journée de travail peut être traitée dans la 3e ou la 4e catégorie selon le contexte : importance et nature de la demande, priorités par ailleurs.

> Adaptez votre pourcentage de temps réservé aux imprévus à la fréquence des demandes de votre manager. Vous serez plus serein au quotidien. ?

Avantages

  • Cette méthode basée sur un critère simple permet de gagner du temps au moment de la demande et structure la négociation.

Précautions à prendre

  • Cet outil est à nuancer selon l'importance et l'urgence de la tâche. Il est parfois indispensable de traiter immédiatement une demande nécessitant plus de 2 heures de travail. Révisez alors d'autres priorités.
  • Si votre manager insiste pour que le travail soit effectué immédiatement, ne vous mettez pas en danger et obtempérez. Choisissez ensuite le moment opportun pour lui proposer un mode de fonctionnement plus efficace.

Pascale Bélorgey