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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre IV : Gérer la surcharge de travail

Fiche 02 : La méthode LIMITER

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Éliminer de la to do list ce qu'on ne pourra pas faire


En résumé

Certains soirs, nous quittons le travail tard avec le sentiment d'avoir beaucoup travaillé sans avoir avancé sur l'essentiel.

Inspirée par François Delivré, la méthode LIMITER est une to do list améliorée qui permet de gérer efficacement les journées surchargées.

Elle consiste à fixer une limite au temps de travail de la journée, puis à lister les tâches à effectuer avec leur durée en leur affectant un ordre de priorité.

L'efficacité de la méthode repose sur le principe du renoncement à toutes les tâches qui dépassent la durée maximale fixée, en tenant compte des imprévus.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Travailler de longues heures sans avancer sur nos missions essentielles est épuisant et stérile. La méthode LIMITER propose de fixer une durée maximale à l'amplitude de travail et focalise notre attention sur l'essentiel.

Contexte

Elle est utile en période de surcharge d'activité ou lorsque nous avons tendance à nous éparpiller dans des journées morcelées. Elle ne prend que 10 minutes la veille d'une journée dense.

Comment l'utiliser ?

Étapes

LIMITER : fixez une limite à l'amplitude de votre journée de travail. À quelle heure souhaitez-vous terminer ?

> Listez toutes les tâches : réunions, réflexion de fond, lecture de votre boîte mail, coups de fil, mails à envoyer, temps de pause, déjeuner.

> Incluez les imprévus selon le pourcentage habituel dans votre fonction (outil 29).

> Mettez un ordre de priorités en fonction de l'importance de la tâche pour votre mission. Posez-vous la question : " Si je ne devais faire qu'une seule chose ce serait laquelle ? " Lui affecter le n° 1. Et ainsi de suite, " si je pouvais faire deux choses ", etc.

> Indiquez une durée réaliste pour chaque tâche. Fiez-vous à votre expérience. Dans le doute, multipliez par 1,2 votre première estimation. Comptez 10 mn pour un appel téléphonique, 5 mn pour un mail simple et jusqu'à 20 mn ou 30 mn pour un mail élaboré ou délicat.

> Totalisez les heures en prenant vos tâches dans l'ordre de priorité. Les heures d'imprévus sont à prendre en compte dès le départ !

> Éliminez les tâches hors limite : c'est en renonçant dès le départ à l'illusion de les faire que vous gagnerez en sérénité... et en satisfaction à la fin de la journée.

> Réalisez les tâches dans l'ordre. Si par chance aucun imprévu ne survient, poursuivez la liste avec les tâches éliminées.

Méthodologie et conseils

> Faites votre to do list LIMITER la veille pour démarrer par une tâche prioritaire.

> Fixez la durée de votre journée de façon réaliste et écologique par rapport à votre environnement professionnel. Quel est le seuil avec lequel vous vous sentez à l'aise ?

> Démarrez la journée par la 1re tâche sans regarder vos mails. Sauf dans les cas extrêmes où votre mission consiste à surveiller les flux de mails de la nuit, vous ne courez aucun risque majeur à ouvrir votre courrier à 10 h ou 11 h.

> Découpez les tâches trop lourdes en sous-tâches plus petites que vous pourrez clore à la fin de la journée. Ce qui est épuisant, c'est de ne rien finir !

Avantages

  • Cette méthode permet d'accomplir au moins une tâche essentielle dans la journée.
  • Elle permet de préserver notre énergie : avancer sur l'essentiel " repose ", et la durée limitée du travail nous permet de nous ressourcer.

Précautions à prendre

  • Ne trichez pas sur les durées. La réalité vous donnerait tort et vous seriez frustré.
  • Privilégiez l'importance à l'urgence pour fixer l'ordre de priorité de vos tâches.
  • Cette méthode ne tient pas compte du temps imposé (réunions, etc.).
  • Les tâches hors limite risquent de s'accumuler. Envisagez des suppressions définitives !

Pascale Bélorgey