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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre III : Booster sa productivité

Fiche 04 : La méthode des 3 " O "

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Produire un livrable dans un temps limité


En résumé

La méthode des 3 " O " consiste à réfléchir avant d'agir. Elle nous permet de produire avec efficacité des dossiers complexes faisant appel à de multiples tâches. L'objectif mérite d'être clarifié avec notre commanditaire s'il existe. L'organisation permet de découper l'ensemble du travail et de hiérarchiser les tâches avant de les répartir en cas de projet collectif. Le point d'avancement " où en sommes-nous ? " est nécessaire pour tenir le délai ou le renégocier avec le commanditaire.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Respecter une contrainte de temps répond à un double enjeu :

> Tenir nos engagements de délai vis-à-vis de nos commanditaires, pour notre réussite personnelle (image) et professionnelle (résultats).

> Gagner du temps en limitant la durée de réalisation d'un travail donné.

Contexte

Cette méthode s'applique à tout travail complexe composé de plusieurs tâches.

Elle est utilisable à titre individuel et en équipe.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Clarifiez l'objectif avec votre commanditaire.

  • Posez des questions sur la finalité au-delà de la demande : à quoi ce travail va-t-il servir ?
  • Faites préciser le livrable attendu : sous quelle forme ? En l'absence de commanditaire, prenez le temps de visualiser concrètement le résultat final (outil 20).
  • Validez le délai pour éviter tout malentendu.

> Organisez-vous avant de démarrer.

  • Listez toutes les tâches à accomplir.
  • Repérez les informations à rassembler, celles pour lesquelles vous dépendez d'autres personnes.
  • Affectez un budget temps à chaque tâche et étape du processus.
  • Répartissez le travail entre les membres du groupe.
  • Prévoyez un point d'avancement, et nommez un gardien du temps.
  • Lancez les activités en commençant par contacter les personnes contributives à l'extérieur du groupe de travail pour qu'elles puissent vous livrer les informations à temps.

> " Où en sommes-nous ? "

  • Évaluez ce qui est réalisé, ce qui reste à faire.
  • Révisez les priorités. Le cas échéant négociez avec le commanditaire un délai supplémentaire ou un arbitrage sur le livrable.
  • Revoyez le temps à consacrer aux tâches restant à réaliser en fonction de leur importance, pour focaliser sur l'essentiel.
  • Revoyez la répartition des tâches.

Méthodologie et conseils

> Utilisez l'alarme de votre Smartphone comme gardien du temps : il est fiable et vous permet de vous concentrer sur le travail.

> Affectez aux tâches une durée relative en fonction de leur importance dans la contribution au résultat.

> Acceptez de ne pas tout faire parfaitement.

> Positionnez le point d'avancement aux deux tiers ou aux trois quarts de la fin du délai.

> Pour les dossiers lourds, prévoyez plusieurs jalons " où en sommes-nous ? ".

> Prévoyez des jalons de relance pour les personnes dont vous attendez des informations.

Avantages

  • La méthode des 3 " O " est un outil efficace pour lutter contre les dérives de délai.
  • La contrainte de temps oblige à aller à l'essentiel. Elle est un moteur puissant de concentration et de créativité, donc d'efficacité.

Précautions à prendre

  • Dans l'affectation des budgets temps, gardez une marge de manoeuvre pour traiter les imprévus ou d'autres demandes prioritaires.
  • Certains sujets méritent qu'on y consacre un temps de maturation. Dans ce cas, utilisez le processus créatif (outil 24).
  • Il existe d'autres outils plus adaptés pour le management de projets (diagramme de GANTT par exemple). Cependant, la méthode des 3 " O " peut s'appliquer à une sous-tâche d'un projet.

Pascale Bélorgey