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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre VI : La négociation de présence

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Proposer des alternatives moins coûteuses


En résumé

Les organisateurs de réunions cherchent à rassembler toutes les compétences utiles au sujet traité. C'est bien compréhensible !

Cela devient problématique si notre expertise ou notre position dans l'entreprise nous met au confluent de plusieurs groupes, ou si nos responsables (manager, chef de projet, etc.) privilégient la réunion aux autres formes de communication.

À nous de trouver une solution pour répondre à leur exigence d'efficacité tout en préservant la nôtre. La seule manière, c'est de comprendre précisément le besoin qui a déclenché l'invitation à la réunion, et d'y répondre autrement.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Si nous faisions la somme des heures perdues en réunion lorsque notre présence n'a pas de valeur ajoutée - pour nous-mêmes ou pour le collectif - nous serions édifiés.

Et si à partir de maintenant nous décidions d'optimiser notre présence en réunion ? Que ferions-nous du temps gagné ?

Contexte

Si vous êtes sursollicité pour participer à des réunions au cours desquelles vous pensez " mon temps serait mieux employé ailleurs ", cet outil vous donnera des portes de sorties acceptables pour négocier avec l'organisateur de la réunion.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Exprimez votre but : gagner du temps.

  • Allez voir l'organisateur de la réunion dès la réception de son invitation.
  • Dites simplement que vous avez du travail important à faire par ailleurs (votre refus de participer n'est pas dirigé contre lui !).
  • Argumentez si nécessaire : citez le nombre de sollicitations dont vous faites l'objet, le nombre d'heures par semaine que vous passez déjà en réunion, rappelez votre coeur de mission, etc.
  • Si l'organisateur de la réunion est votre responsable hiérarchique, citez les missions que vous avez en cours pour qu'il puisse le cas échéant arbitrer.

> Creusez le besoin de l'organisateur.

  • Exprimez votre volonté de trouver une solution satisfaisante pour lui.
  • Questionnez-le pour connaître précisément l'objectif de la réunion, le livrable attendu.
  • Explorez avec lui son besoin et en quoi il pensait que vous pouviez lui être utile.

> Proposez des alternatives :

  • Vous faire représenter par un membre de votre équipe très qualifié sur le sujet, ou suggérer une autre personne mieux à même de répondre au besoin.
  • Votre présence partielle sur une séquence de la réunion.
  • Une visio- ou téléconférence : vous économisez un déplacement et le format force à la concision.
  • Être joignable au téléphone pour répondre à des questions d'expertise si besoin.
  • Aider l'organisateur à préparer en amont, lui fournir des données, des documents, des conseils et argumentaires.
  • Un engagement à lire le compte-rendu et à tenir compte des décisions qui seront prises en réunion.

Méthodologie et conseils

> Présence partielle : si l'animateur n'a pas l'habitude de tenir ses horaires, demandez-lui de vous prévenir 5' avant votre séquence.

> Acceptez que les autres puissent décliner vos invitations. Soyez flexibles pour trouver des solutions mutuellement satisfaisantes.

> En cas de désaccord, proposez un arbitrage. ?

Avantages

  • Le gain de temps potentiel est colossal, et notre emploi du temps plus flexible, puisque les réunions ont un horaire établi à l'avance.
  • Notre initiative invite l'organisateur de la réunion à clarifier son objectif et ce qui est attendu de chaque participant.

Précautions à prendre

  • Si le contexte est tel que ne pas vous montrer à la réunion pourrait vous porter préjudice, ne prenez pas de risque. La présence partielle est l'alternative la plus judicieuse, mais n'insistez pas si vous sentez que votre proposition est mal reçue.

Pascale Bélorgey