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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre V : La relance diplomatique d'un travail attendu

  • Retrouvez 12 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Quoi qu'il arrive, susciter la coopération


En résumé

Imprévus, nouvelles priorités, charge de travail intense : il n'est pas toujours simple de tenir nos engagements sur les délais. Il en va de même pour les collègues qui ont promis de nous livrer un travail dont le nôtre dépend.

Lorsque nous n'avons aucun pouvoir hiérarchique pour arbitrer les priorités d'autrui, notre seul levier est la coopération.

Négocier les délais sans mettre la pression, piloter le timing, faire preuve d'empathie tout en affirmant nos besoins, encourager, remercier aussi souvent que possible : les ingrédients de la coopération ont un formidable pouvoir sur la motivation.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La relance d'un travail attendu permet de tenir nos propres engagements et évite de perdre du temps à réorganiser notre planning.

Contexte

Elle est utile lorsque notre travail dépend d'un livrable produit par un collègue.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Validez l'engagement dès le départ.

  • En abordant la question du délai lors de la commande, soyez attentif à la manière dont votre collègue vous répond : repérez-les " je vais essayer " et les signaux d'hésitation non-verbaux. Faites-lui part de vos observations.
  • Expliquez en quoi un engagement ferme sur le délai est important pour vous : planification du travail en aval, réservations diverses.
  • Négociez le délai plutôt que de forcer un " oui " qui ne serait pas tenu.
  • Gardez une marge de sécurité après la date fixée pour planifier votre organisation.

> Assurez-vous que le délai sera tenu.

  • Avant la date prévue, rappelez-lui que vous comptez sur son travail. " J'ai réservé.../ j'ai planifié... "
  • Questionnez-le : " À quelle heure peux-tu me livrer... ? "/" peux-tu me prévenir quand tu envoies ton dossier pour que je le récupère dès qu'il arrive ? "

> Cas 1 : vous n'êtes pas livré à l'heure.

  • Il s'agit peut-être d'un problème d'expédition (erreur d'adressage, panne technique...). Soyez neutre : " je n'ai pas reçu le dossier ".
  • Ne relevez pas un léger retard, vous avez une marge de sécurité ! Remerciez-le.

> Cas 2 : le livrable n'est pas prêt.

  • Rappelez à votre collègue l'impact sur votre organisation et votre production.
  • Écoutez ses explications et faites preuve d'empathie : il ne fait pas exprès de vous désorganiser !
  • Orientez-le rapidement sur la recherche d'une solution. Envisagez des livraisons partielles échelonnées, aidez-le à trouver d'autres ressources pour l'aider.
  • Demandez à votre collègue, la prochaine fois, d'anticiper son retard et de vous prévenir.

> Cas 3 : le livrable n'est pas conforme.

  • Commencez par remercier votre collègue de ce qu'il vous a livré et du respect du délai.
  • Selon l'importance de ce qui vous manque :

    • laissez tomber pour cette fois, travaillez pour l'avenir : " la prochaine fois, pourras-tu... " ;
    • trouvez ensemble une solution pour obtenir la fin de la livraison.

> Cas 4 vous êtes livré sans relance : prenez le temps de remercier votre collègue pour l'encourager à être ponctuel avec vous.

Méthodologie et conseils

Les reproches mettent sur la défensive et réduisent la motivation. Restez neutre dans vos formulations, relevez ce qui est positif dans le comportement de votre collègue. ?

Avantages

  • La relance diplomatique consolide la relation. Même en cas " d'accident de livraison ", elle favorise une meilleure coopération à l'avenir.

Précautions à prendre

  • Pour vérifier que le délai sera tenu, évitez la formulation " est-ce toujours OK pour toi ? " qui est une permission de le dépasser.
  • Exploitez le travail fourni sans tarder : il est frustrant de faire des efforts pour livrer un travail à temps et s'apercevoir 15 jours après qu'il n'a pas été regardé.

Pascale Bélorgey