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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre IV : La révision des priorités

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Équilibrer la charge en retranchant des activités


En résumé

Une surcharge d'activité, qu'elle soit personnelle ou professionnelle, peut provenir d'une sédimentation d'objectifs. De nouveaux projets ou centres d'intérêt sont apparus, des événements ont tout à coup donné de l'importance à une activité jusqu'à présent mineure ou inexistante, ou bien nous prenons de nouvelles responsabilités...

Les activités s'additionnent mais nous n'avons pas toujours le réflexe d'en retrancher. Ce sont nos signaux de stress qui nous indiquent alors qu'il est temps de revoir nos priorités.

Et si nous anticipions, pour éviter de frôler le burn out à chaque changement de cap ?

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La révision des priorités nous permet de nous consacrer avec toute l'énergie nécessaire à nos nouveaux projets.

Contexte

Elle permet de gérer plus vite et avec plus de confort les périodes de transition personnelle ou professionnelle, pendant lesquelles nous avons tendance à mener de front anciennes et nouvelles activités.

Elle peut servir à faire un point une fois par an.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Évaluez le volume des nouvelles activités.

  • Formalisez vos nouveaux projets : comment s'insèrent-ils dans vos missions essentielles ou vos projets de vie ? dessinez une branche dans votre carte pour les identifier (outil 4) ou modifiez vos sphères de vie (outil 1).
  • Estimez un budget temps pour les mener avec succès : découpez les tâches ou les grandes phases, calculez un temps approximatif par semaine ou par mois.

> Révisez vos priorités.

  • Reprenez l'ensemble de vos missions et activités dans le nouveau contexte : quelles sont celles qui ont du sens par rapport à vos nouveaux projets ?
  • Quelles sont celles qui restent importantes par ailleurs ?
  • Identifiez celles qui ont moins d'importance qu'avant, ou moins d'importance que vos projets actuels, ou celles qui vous prennent trop de temps et d'énergie. Ce sont sur celles-ci que vous allez pouvoir agir pour équilibrer votre temps.

> Retranchez des activités.

  • Décidez de supprimer carrément des activités, c'est le plus radical mais le plus efficace !
  • Identifiez celles que vous pouvez déléguer.
  • Choisissez les actions que vous allez réaliser plus rapidement : soit en diminuant l'objectif, soit en procédant radicalement différemment (outil 33).
  • Choisissez celles dont vous souhaitez transférer la responsabilité sur quelqu'un d'autre.

> Négociez et faites acter vos choix.

  • Présentez la situation à votre manager ou partenaires de travail.
  • Soyez factuel, donnez les estimations de temps au crédit (les nouveaux projets) et au débit (les activités dont vous proposez de vous décharger).
  • Mettez en avant les bénéfices de votre investissement sur les nouveaux projets pour l'entreprise et le collectif.

> Mettez en place votre nouveau périmètre.

  • Organisez la délégation des tâches que vous ne faites plus, le transfert des dossiers que vous ne prenez plus en charge en direct.
  • Prévenez vos interlocuteurs pour officialiser le changement.

Méthodologie et conseils

> Certains choix sont cornéliens, mais il faut parfois savoir renoncer à une activité qui nous plaît pour pouvoir nous consacrer pleinement à la réalisation des projets qui nous tiennent à coeur. Sachez ce que vous voulez accomplir (outil 2).

> Utilisez l'auto-pointage (outil 8) pour faire le tri en cas de surcharge chronique.

Avantages

  • Nous sommes disponibles plus rapidement pour nos nouveaux projets.
  • Notre succession sur les dossiers à transférer est gérée de façon plus confortable pour tout le monde.

Précautions à prendre

  • Avant de supprimer une activité, étudiez son impact sur vos résultats ou votre entourage, pour assurer si besoin votre succession.

Pascale Bélorgey