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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre III : Booster sa productivité

Fiche 03 : La trousse à crayons

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Préparer ses crayons pour préparer son cerveau


En résumé

Rien de plus frustrant que de voir des obstacles minuscules gâcher notre volonté de venir à bout d'un dossier important : informations éparpillées ou manquantes, mails perturbateurs, micro-interruptions. La distraction nous éloigne de notre objectif. La matinée est passée et le dossier à peine entamé.

La métaphore de la trousse à crayon nous ramène au temps de notre enfance, lorsque nous préparions nos affaires la veille pour être prêts à partir de bonne heure pour l'école.

En préparant physiquement notre cadre de travail et les éléments de contenu nécessaires, nous conditionnons également notre cerveau à " démarrer de bonne heure ".


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Préparer la " trousse à crayons " la veille nous permet de démarrer directement dans le vif du sujet le lendemain matin, en profitant du temps où notre énergie est à son maximum pour les travaux de réflexion.

Contexte

Cette méthode est particulièrement indiquée pour les dossiers de fond, surtout s'ils doivent faire appel à plusieurs documents répartis en divers endroits.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Prenez une trousse vide.

  • Créez dans votre ordinateur un répertoire spécifique pour le dossier à traiter demain.
  • Si vous avez besoin d'accéder à des sites Internet, créez de la même manière un nouveau répertoire " favoris ".
  • Débarrassez votre bureau de tout autre document susceptible de distraire votre attention. Ne laissez à portée de vue que ce qui concerne votre dossier.

> Rassemblez les crayons.

  • Déplacez ou copiez dans votre nouveau répertoire tous les documents dont vous aurez besoin pour traiter votre dossier.
  • Ajoutez les pages Internet utiles dans votre nouveau dossier " favoris ".
  • Rassemblez tout matériel utile : papier, crayon pour faire un draft, post-it(TM) pour une séquence de créativité, etc.

> Si besoin, taillez vos crayons.

  • Commencez à personnaliser la maquette du document aux couleurs de votre projet : les titres, la date et autres éléments spécifiques.
  • Ajoutez tout ce qui vous semble utile et ne concerne pas le fond de votre sujet.

Méthodologie et conseils

> Arrangez-vous pour que les documents soient accessibles sans avoir à ouvrir votre boîte mail. L'intérêt de la méthode est justement d'éviter tout risque de distraction ! Créez un raccourci sur votre bureau pour y accéder directement.

> Vous pouvez déléguer la " taille des crayons " si ce travail représente un budget temps non négligeable.

> S'il vous reste du temps, vous pouvez compléter cette méthode avec l'étape du draft (outil 27).

> Si possible, fermez votre ordinateur en mode veille pour laisser toutes les applications et fichiers utiles ouverts et prêts à l'emploi.

> Vous pouvez préparer vos crayons dans l'heure creuse du début d'après-midi, quand votre énergie est au plus bas. Cela vous laissera aussi une marge de manoeuvre pour demander un document manquant.

Avantages

  • Très facile à mettre en oeuvre, cet outil demande peu de temps et aucun effort.
  • Il réduit considérablement le " temps de chauffe " pour atteindre notre niveau optimal d'efficacité lors du traitement du dossier : en préparant le terrain la veille, nous avons conditionné notre cerveau à être efficace.
  • Lorsque nous sommes bien concentrés sur notre travail, cela se voit. Nos collègues ont tendance à mieux respecter notre temps.

Précautions à prendre

  • Prévoyez une partie du travail qui ne soit pas dépendante de la technique, pour pallier les pannes éventuelles sans entamer votre enthousiasme et pouvoir démarrer de bonne heure quoi qu'il arrive.

Pascale Bélorgey