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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre IV : Le défi absolu

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

La contrainte est source de créativité


En résumé

Souvent, pour gagner du temps, nous nous efforçons de faire plus vite ce que nous faisons habituellement. Nous gagnons certes quelques précieuses minutes, mais pas assez pour nous permettre d'absorber un nouveau projet, de nouveaux défis ou faire face à un surcroît d'activité.

Le défi absolu consiste à se décadrer de l'objectif de gain de temps habituel en le fixant anormalement haut. En poussant la contrainte à l'extrême, nous forçons notre cerveau à trouver de nouvelles solutions dans des registres radicalement différents. Et nous changeons de dimension dans les gains de productivité.


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le défi absolu permet de faire un bond dans les gains de productivité en changeant radicalement notre façon de travailler.

Contexte

C'est un outil salutaire lorsque nous devons absorber une nouvelle charge de travail (nouveau projet, nouvelles responsabilités, absence d'un collègue), ou lorsque le délai de réalisation d'un dossier est extrêmement court.

Il permet de gagner du temps sur les tâches de moindre importance au profit de nos priorités.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Estimez le temps habituel de réalisation. Calculez le nombre d'heures pour réaliser votre travail afin d'avoir un repère. Au besoin, découpez-le par phases.

> Divisez ce temps par 10... ou 50 ! Si, au lieu d'avoir une journée, vous ne disposiez que d'une heure ? Ou 15 minutes ? Si, au lieu de 10 jours, vous n'aviez qu'une journée ? 1 heure ?

> Redéfinissez le besoin : revenez à la fonction que votre travail doit remplir. Par exemple, " fournir un document " devient " donner accès à une information ".

> Libérez votre créativité pour imaginer des solutions radicalement nouvelles : accueillez toutes les idées, même farfelues, elles peuvent déboucher sur une autre idée qui sera applicable. Explorez différentes pistes :

  • Ne pas faire (ne rien livrer/déléguer/automatiser, etc.).
  • Modifier les processus, (les circuits de production/de décision/les interlocuteurs, etc.).
  • Modifier le livrable (accès intranet aux données/3 slides au lieu de 40/produire juste des idées et non un document finalisé/un livre ou un accès à une base de données au lieu d'un document, etc.).
  • Modifier la manière de travailler (faire produire des collègues en amont/déléguer une partie/produire en mode " brouillon " pour la validation, etc.).

> Choisissez votre solution :

  • En fonction de l'enjeu, orientez votre choix sur le plus grand gain de temps ou la qualité de service.
  • Mixez vos idées !

> Réalisez le travail au chronomètre !

  • Suivez votre méthode, mesurez le temps aux jalons intermédiaires, relevez votre défi !
  • À la fin, savourez votre victoire, mesurez le temps gagné : vous prenez goût aux méthodes de travail alternatives !

Méthodologie et conseils

> Placez très haut la barre de votre objectif de gain de temps. C'est ce décadrage qui donne à la méthode sa puissance.

> Dans la phase de redéfinition du besoin, impliquez le bénéficiaire et renégociez avec lui le livrable.

> Faites un échauffement d'idées farfelues sur un autre thème pour libérer vos neurones créatifs. Par exemple, citez 20 usages farfelus d'un trombone.

> La carte mentale est très efficace dans la phase de production d'idées créatives.

Avantages

  • Ces 15 minutes de réflexion peuvent nous faire gagner plusieurs heures, voire jours de travail.

Précautions à prendre

  • Au début, appliquez cette méthode sur des tâches de moindre enjeu : vous vous sentirez plus libre de trouver des solutions originales.
  • Pensez à impliquer vos bénéficiaires si vous changez le livrable.

Pascale Bélorgey