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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre II : S'organiser avec les leviers d'efficacité

Fiche 06 : Le levier de la focalisation

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

S'enfermer dans une bulle avec un objectif précis


En résumé

Que nous ayons une tendance monochrone ou que nous soyons doués pour la polychronie (outil 18), il arrive toujours un moment où nous avons besoin de nous concentrer en continu sur un seul dossier pour être efficace. Les plus monochrones d'entre nous y arrivent plus longtemps, voilà tout. Les plus polychrones seront plus tentés par les distractions.

Dans les deux cas, le levier de la focalisation propose une méthode pour optimiser notre efficacité à traiter les dossiers qui exigent le plus de concentration.

Cet outil est complété par des stratégies pour augmenter notre capacité de concentration.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Nous sommes beaucoup plus efficaces lorsque nous travaillons en continu sur un même dossier que lorsque nous courons plusieurs lièvres à la fois en étant interrompus tout le temps.

Contexte

Ce levier est particulièrement utile pour les tâches de réflexion, le traitement des dossiers complexes et des priorités en général. Il est indissociable de la planification et exige une énergie élevée.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Planifiez votre séquence de focalisation.

  • Repérez votre amplitude de concentration : la durée moyenne selon les individus varie de 1 h 15 à 2 heures environ.
  • Réservez dans votre agenda une plage horaire où votre énergie est élevée, notamment pour les dossiers complexes ou à fort enjeu.

> Motivez-vous sur un objectif précis.

  • Vous serez d'autant plus efficace que vous travaillerez sur un seul objectif à la fois.
  • Découpez en objectifs partiels (outil 21) un livrable qui prendrait plus de 1 h 30 ou qui est composé de plusieurs étapes.
  • Pour vous motiver, visualisez votre objectif (ou sous-objectif) atteint, la veille ou en début de séance (outil 20).

> Rassemblez tous les éléments en amont.

  • De préférence la veille, rassemblez tous les documents utiles à votre travail (outil 22).
  • Mettez-les dans un dossier à part, hors de votre boîte mail, et créez un raccourci sur le bureau pour y accéder directement.

> Isolez-vous des distractions.

  • Mettez-vous au calme. Choisissez votre stratégie d'isolement (cf. pages suivantes).
  • Coupez boite mail, téléphone, Smartphone, mettez des messages d'absence.
  • Retirez de votre vue les autres dossiers.
  • Si des préoccupations surgissent, ne les rejetez pas, notez-les simplement sur un papier pour les traiter plus tard, et revenez " ici et maintenant ".

Méthodologie et conseils

Si vous avez du mal à vous motiver sur une tâche qui vous rebute, promettez-vous une récompense lorsque vous aurez fini, ou trouvez une manière de faire qui vous convienne mieux (outil 28).

Avantages

  • Concentré sur un seul objectif, le cerveau opère des connexions plus nombreuses en lien avec cet objectif. Les idées sont plus riches et viennent plus rapidement.
  • Plus on s'habitue à se concentrer, mieux on y arrive ! La focalisation est plus dense et elle dure plus longtemps.
  • Cette méthode s'applique aussi à une somme de petites tâches de même nature qui seront plus vite effectuées dans la continuité (réponses aux mails, appels téléphoniques, notes de frais, etc.). Nous pouvons alors choisir une plage horaire de moindre énergie.

Précautions à prendre

  • S'il est dans votre fonction de répondre à de multiples sollicitations, mettez en place un dispositif de dérivation : message indiquant l'heure de votre retour ou remplacement par un collègue. Vous limiterez ainsi les interruptions aux cas extrêmes.
  • Les difficultés à se concentrer dépendent aussi de l'état de fatigue ou de stress et de l'alimentation (carence en magnésium).

Comment être plus efficace ?

Notre capacité de concentration dépend bien sûr de multiples facteurs, et chacun a ses préférences. Certains préfèrent travailler en musique quand d'autres ont besoin d'un calme absolu. Les stratégies présentées ci-dessous ne sont que des exemples. À vous de les adapter selon vos contraintes et vos besoins !

Les stratégies d'isolement

Le but des stratégies d'isolement est de se couper de toute interaction avec l'extérieur. Un bruit de fond modéré peut stimuler la créativité, d'après une étude américaine publiée dans le Journal of Consumer Research. Une interaction interrompt nos pensées en nous forçant au dialogue sur un autre sujet.

Rappel : quelle que soit la stratégie, coupez votre boîte mail et votre téléphone.

> Le télétravail

C'est la plus radicale des stratégies d'isolement. En étant absent physiquement des locaux de l'entreprise, vous ne risquez pas d'être dérangé.

Elle peut être modulée selon les " permissions " de votre contexte :

  • Une journée complète à la maison est la plus efficace des méthodes : non seulement vous êtes tranquille, mais en plus vous économisez le temps de trajet.
  • La première séquence de travail du matin à la maison : vous réservez vos heures les plus productives pour un dossier de fond, et le trajet qui suit vous procure une pause.

> S'isoler au bureau

Plusieurs options sont possibles :

  • Décaler vos horaires le matin : vous profitez de votre fraîcheur d'esprit, mais vous risquez d'être perturbé par les arrivées successives de vos collègues.
  • Le décalage sur un horaire tardif a quant à lui l'inconvénient de tomber dans la pente descendante de votre efficacité intellectuelle. À réserver pour les dossiers courts !
  • S'isoler dans une salle de réunion : c'est dans l'absolu une bonne stratégie, mais les salles de réunion sont rares et vous risquez de vous faire déloger, donc interrompre !
  • Certaines entreprises ont mis en place des " salles silence " sans téléphone où se rassemblent silencieusement les personnes qui ont besoin de concentration.

> S'isoler mentalement

On peut aussi se concentrer en faisant abstraction de l'environnement :

  • Mettez un casque sur les oreilles et écoutez en sourdine votre musique préférée : cela crée une barrière contre les intrusions et vous isole du bruit extérieur.
  • Placez un panneau de signalisation " concentré " sur votre bureau ou sur votre porte pour dissuader les intrus.
  • Mettez en place avec vos collègues des règles de bonne conduite et de solidarité si vous travaillez en open space (outil 49).

Les stratégies " temps limité "

Nous avons tous fait l'expérience du train à prendre ou du rendez-vous inamovible de fin de journée. Les heures qui précèdent sont en général particulièrement productives. La limite de temps imposée force la concentration.

Nous pouvons volontairement nous fixer des limites de temps pour réaliser un objectif précis. La technique Pomodoro® en est un parfait exemple.

Voir aussi le " défi absolu " (outil 33) dont l'objectif est de raccourcir de manière drastique le temps de réalisation d'une tâche à faible valeur ajoutée.

Exemple de Stratégie " temps limité " : la technique Pomodoro®


La technique Pomodoro® a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Elle doit son nom au minuteur de cuisine qu'il utilisait et avait une forme de tomate (pomodoro en italien).

Elle consiste à rythmer très précisément la journée en séquences de travail de 25 mn (les pomodori), séparées par des pauses courtes de 5 mn. La 4epomodoro est suivie d'une pause plus longue de 15 à 20 mn.

La principale difficulté de cette technique d'une simplicité enfantine réside dans le découpage amont des objectifs de la journée en sous-tâches de 25 mn.

C'est aussi ce qui en fait la puissance :

  • La tâche est plus précise que pour une séquence de 2 heures. L'esprit se disperse moins.
  • Il est plus facile de résister à toute distraction sur une période courte.
  • À la fin de chaque pomodoro, la tâche est rayée comme étant accomplie : la motivation est entretenue par la progression du résultat.

L'efficacité de cette technique réside également dans le déclenchement du minuteur qui conditionne le début de l'action et aide à lutter contre la procrastination.

" Tout devrait être rendu aussi simple que possible, mais pas plus. " Albert Einstein

Pascale Bélorgey