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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre II : Les leviers d'efficacité collective

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Coordonner les forces pour marcher ensemble vers un même but


En résumé

Conflits de priorités, information pléthorique et confuse ou a contrario données manquantes, méthodes de travail hétérogènes ou peu fluides, absence problématique d'un collègue... L'efficacité individuelle se heurte parfois à l'inefficacité collective.

Un manager dispose d'une grande latitude pour agir sur le fonctionnement de son équipe et combattre les facteurs chronophages internes. Il peut clarifier les rôles et priorités pour atteindre ensemble le but commun, édicter des règles de communication, améliorer les méthodes de travail, développer la polyvalence et insuffler un esprit de solidarité.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le fonctionnement de l'équipe peut générer des pertes de temps ou facteurs chronophages internes. Les équipes performantes ont mis en place des leviers pour les éradiquer.

Contexte

Il est évidemment plus facile d'agir sur ces leviers pour un manager d'équipe. Toutefois, chacun de nous peut suggérer des pistes d'amélioration et remonter les dysfonctionnements à la hiérarchie, lors d'une proposition d'arbitrage par exemple (outil 48).

Comment l'utiliser ?

Étapes

Pour chaque levier d'efficacité collective, repérez les symptômes de votre équipe et personnalisez les pistes d'action proposées.

> Rôles et priorités.

  • Conflits liés à des priorités divergentes, tâches effectuées en doublon ou au contraire non prises en charge, tâches superflues.
  • Clarifiez le but commun de l'équipe, les missions de chacun (outil 4), donnez des critères de priorité (outil 6).

> Méthodes de travail.

  • Travail à refaire ou harmoniser après-coup, absence de traçabilité qui rend problématique toute absence, travail collectif chaotique. Processus non fluides, temps morts, délais non tenus, travail au dernier moment.
  • Animez une réunion en choisissant des méthodes participatives (outil 52) pour décider ensemble de méthodes communes.

> Circulation de l'information.

  • Mails pléthoriques envoyés sans discernement, information mal organisée ou pas à jour : pertes de temps à trier, chercher la bonne information. A contrario, certaines données essentielles ne sont pas transmises.
  • Instaurez des règles pour l'envoi des mails : choix des destinataires, limitation des copies, objets explicites, textes synthétiques.
  • Organisez l'information commune sur un serveur accessible à tous.

> Compétences et polyvalence.

  • Pertes de temps dues à un manque de compétence, disparité de la charge de travail, difficultés à faire face aux pics d'activité et aux absences imprévues.
  • Repérez les compétences prioritaires à faire progresser pour gagner du temps, constituez des binômes pour favoriser le transfert des compétences et assurer la relève en cas d'absence.

> Solidarité.

  • Absence d'attention : interruptions continuelles, peu d'effort pour arranger un collègue ou l'aider. Chacun est seul face à ses problèmes.
  • Instaurez des règles pour protéger la concentration individuelle (outil 49). Travaillez régulièrement ensemble à la résolution du problème d'un des membres de l'équipe : " le problème de l'un est le problème de tous ".

Méthodologie et conseils

> Faites participer votre équipe à l'élaboration des règles et méthodes pour créer l'adhésion.

> Montrez l'exemple.

Avantages

  • Chaque membre de l'équipe gagne du temps et l'équipe est plus performante.

Précautions à prendre

  • Les dispositifs mis en place doivent être équitables pour favoriser la coopération.
  • Toute règle ou méthode doit pouvoir être révisée pour s'adapter au contexte.
  • En tant que collaborateur, il vous est difficile d'agir sur les rôles et priorités qui relèvent de la hiérarchie.

Pascale Bélorgey