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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre VII : Optimiser ses outils

Fiche 04 : Les listes spécifiques

  • Retrouvez 5 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Penser à tout sans réfléchir !


En résumé

Si la déclaration d'impôt peut effrayer, c'est parce que d'une année sur l'autre nous avons oublié les arcanes de la procédure que nous avons eu tant de mal à clarifier l'année précédente.

À chaque fois que nous devons reproduire ou suivre une action qui requiert un minimum de rigueur, nous avons intérêt à nous appuyer sur une liste spécifique pour gagner du temps et fiabiliser notre production.

Cette liste, initiée au démarrage d'une action, est mise à jour sans effort au cours du processus de production et enrichie une fois le travail terminé pour capitaliser les bonnes pratiques.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les listes spécifiques sont comme des rails qui nous guident dans la réalisation de tâches répétitives, complexes ou minutieuses.

Contexte

Manifestations annuelles, dossiers administratifs, projets composés d'une multitude de tâches, activités cycliques, mails adressés à tel groupe de personnes... La liste de leurs usages potentiels est infinie ! Elles peuvent être créées sous divers logiciels selon vos besoins.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Créez la liste dès la première utilisation.

  • Check-list : répertoriez les tâches à faire, la liste des documents à ne pas oublier, les références utiles (contact, coordonnées, références, etc.).
  • Liste de diffusion : ouvrez un nouveau groupe de contact, ajoutez en tant que membre tous les destinataires concernés par un projet commun ou un type d'informations donné.

> Enrichissez la liste en cours d'utilisation.

  • Check-list : ajoutez une tâche oubliée, une référence, toute information utile récoltée au cours de l'avancement de votre travail.
  • Check-list : en fin de processus, notez les idées d'amélioration issues de votre expérience.
  • Liste de diffusion : un mail " non remis " vous revient ? Renvoyez l'information au destinataire et corrigez votre liste de diffusion immédiatement.

> Mettez la liste à jour en temps réel.

  • Check-list : notez les nouvelles informations même si la prochaine échéance est lointaine.
  • Liste de diffusion : ajoutez ou supprimez des nouveaux membres, modifiez les adresses e-mail au fil de l'eau sans attendre d'avoir à vous servir de votre liste.

Méthodologie et conseils

> Mettez une copie de votre check-list dans le premier " rendez-vous " de votre agenda, au début de l'échéance suivante. Vous vous remercierez en la redécouvrant !

> Vous venez de vivre une expérience chaotique lors d'un événement amené à se répéter ? démarrez tout de suite une liste spécifique pour éviter de reproduire les mêmes erreurs - vous, ou la personne à qui vous déléguerez l'organisation de l'événement.

> Vous pouvez enrichir une check-list d'un indicateur d'avancement, en ajoutant des colonnes colorées en face de chaque ligne. Cela vous permet de gagner du temps dans le suivi, même si les tâches sont réalisées dans le désordre, et procure un agréable sentiment " d'avoir avancé ".

Avantages

  • Lorsqu'elles sont faites au fil de l'eau, les listes spécifiques consomment peu de temps.
  • Notre esprit, déchargé de l'obligation de penser à tout, peut se consacrer à l'essentiel.
  • Face à une tâche qui rebute, la " bonne surprise " de voir le travail déjà réalisé en amont remotive.

Précautions à prendre

  • Vérifiez que les informations notées sont toujours valables, notamment celles concernant des sources externes.

Pascale Bélorgey