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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps

Chapitre III : Les objectifs partiels

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Avancer avec sérénité d'un objectif homogène à l'autre


En résumé

" Découragé par l'ampleur de la tâche. " Cette expression familière montre bien qu'un objectif trop élevé peut anéantir notre énergie au lieu de nous galvaniser.

La solution, c'est de faire un pas après l'autre, pour avancer tranquillement et régler son sort à la procrastination.

Sur un chemin long, il y a d'autres embûches, comme par exemple la complexité. Le découpage en objectifs homogènes simplifie le travail cérébral. Plus sereins, nous sommes plus productifs.

Enfin, des séquences courtes se glissent plus facilement dans l'agenda. Nous avançons avec régularité.


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les bonnes raisons de découper un objectif ambitieux en unités plus petites sont multiples : planification réaliste et efficace, concentration, motivation personnelle, pilotage.

Contexte

C'est une pratique utile pour toute tâche qui nécessite plus de 2 heures. Elle est particulièrement recommandée pour tout travail complexe dont les différentes phases font appel à des fonctionnements cérébraux différents.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Évaluez le travail à faire.

  • Listez toutes les tâches à faire pour produire le livrable complet.
  • Évaluez leur durée.
  • Indiquez pour chacune la nature du travail à faire : recherche, analyse, production d'idées, travail d'imagination, tri, sélection, structuration d'un document, rédaction, test, mise en forme, etc.

> Créez un objectif par unité de temps.

  • Découpez toute tâche supérieure à votre durée maximale de concentration : environ 1 h 30, voire 25 mn si vous utilisez la technique Pomodoro® (outil 15).
  • Affectez à chaque nouvelle tâche un objectif précis (finir telle partie, etc.).

> Travaillez par objectif homogène.

  • Produire des idées (pas de censure, rebond) ne fait pas appel au même fonctionnement cérébral que sélectionner une solution (esprit critique requis !).
  • Séparez les différentes étapes d'un processus de travail en objectifs homogènes : pour un travail de veille, choisir ses articles est une première étape (on survole les titres), lire les articles sélectionnés en est une deuxième. Confondre les deux fait perdre du temps.

> Planifiez vos objectifs partiels.

  • Vous ne pourrez peut-être pas tout faire le même jour. Donnez un ordre cohérent à vos étapes et planifiez-les dans votre agenda.
  • N'oubliez pas d'inclure des temps de pause si vous les réalisez en continu, et des temps de remise en route si vous les espacez.
  • Tenez compte de vos rythmes biologiques pour planifier les séquences qui vous demandent plus ou moins d'effort.

> Focalisez-vous sur un objectif à la fois.

  • Tenez votre planning sans chercher à réaliser deux objectifs à la fois.
  • Pour un travail collectif, communiquez à vos coéquipiers votre découpage.

Méthodologie et conseils

> Il vaut mieux deux courtes séquences homogènes qu'une longue nécessitant deux formes de pensée différentes. Faites une pause entre les deux.

> Vous pouvez en revanche regrouper des tâches homogènes bénéficiant à plusieurs sous-ensembles de votre livrable : mutualiser les recherches Internet de plusieurs sujets.

> Vous trouverez des exemples d'objectifs partiels sur le processus de création de livrable dans ce dossier (outils 22, 24, 25, 27).

Avantages

  • Les objectifs partiels clarifient la démarche et balisent notre chemin. L'entreprise paraît moins ardue.
  • Notre motivation est plus facilement déclenchée pour accomplir une tâche courte. Elle est entretenue par la progression à chaque étape.
  • La planification est plus flexible.

Précautions à prendre

  • Évaluez avec réalisme les durées. Notez au fur et à mesure le temps réel pour affiner vos estimations futures.

Pascale Bélorgey