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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre V : Gérer les relations et sollicitations

Fiche 09 : Les plages de disponibilité

  • Retrouvez 12 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Canaliser les interruptions


En résumé

Certaines journées ressemblent à un défilé de demandes et sollicitations de toutes sortes. Lorsque ces journées sont notre quotidien, il devient difficile d'avancer sur nos dossiers de fond.

Nous avons besoin de nous concentrer et nos interlocuteurs ont besoin de nous voir pour être efficaces. Les plages de disponibilité permettent de concilier ces deux besoins légitimes.

De plus, en créant la rareté, elles modifient positivement les comportements : les sollicitations sont mieux ciblées et les entretiens mieux préparés.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les plages de disponibilité octroient par conséquent des plages de tranquillité pour avancer sur nos dossiers de fond.

Contexte

Elles sont utiles dès lors que la fréquence des interruptions pénalise notre efficacité quotidienne.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Choisissez vos plages de disponibilité.

  • Si possible, optez pour les plages où votre énergie n'est pas à son maximum, par exemple de 14 h à 16 h. Réservez votre efficacité intellectuelle aux dossiers de fond (outil 17).
  • Tenez compte des cycles d'activité de votre service : à quel moment est-il opportun que vous puissiez répondre aux sollicitations pour que vos partenaires soient efficaces ?
  • Trouvez le bon rythme : une fois par jour, trois fois par semaine ?

> Rendez-les publiques.

  • Annoncez les horaires de vos plages de disponibilité à vos équipes, en leur expliquant le principe : toute demande qui n'est pas absolument urgente et importante devra attendre le prochain créneau.
  • Affichez-les en clair sur votre agenda partagé : " disponible ". Même si vous prenez des rendez-vous dans ces plages, laissez-les toujours apparentes.
  • Indiquez également ces horaires sur le message d'accueil de votre répondeur téléphonique.

> Faites-les respecter.

  • Lorsque vous êtes sollicité de façon impromptue, questionnez : " Est-ce ça peut attendre telle heure ? Je serai totalement disponible pour toi à ce moment-là. "
  • Suggérez à vos interlocuteurs de préparer l'entretien pour pouvoir leur apporter toutes les informations dont ils ont besoin.
  • Ne cédez à la tentation de traiter la demande que si elle présente un risque réel si vous ne vous en occupez pas immédiatement.

> Dans ces plages, soyez totalement disponible.

  • Honorez les rendez-vous pris.
  • Soyez totalement disponible psychiquement. Ne faites rien d'autre en même temps.
  • Si personne ne se présente, faites des tâches que vous pouvez interrompre à tout moment (classer vos dossiers, répondre aux mails).

Méthodologie et conseils

> Affectez à vos plages de disponibilité un budget de temps réaliste (outil 8).

> Ne changez pas leurs horaires. Leur efficacité tient aux habitudes que vous créez chez vos partenaires de travail.

> Regroupez vous-même vos questions vis-à-vis d'eux, profitez de ces plages pour les poser.

> Valorisez le bénéfice pour eux : ils sont sûrs de pouvoir vous voir à court terme, peuvent se préparer pour optimiser le temps.

> Soyez pédagogue : aidez-les à discerner les vraies urgences (outil 6). ?

Avantages

  • Nos interlocuteurs prennent vite l'habitude de s'organiser en fonction des plages qui leur sont réservées. Ils sont mieux préparés et l'entretien est plus efficace.
  • Ils deviennent plus autonomes à force de ne pas nous avoir sous la main : certaines demandes tombent d'elles-mêmes.

Précautions à prendre

  • Vos collaborateurs doivent malgré tout se sentir autorisés à vous déranger hors de ces plages pour les vraies urgences.
  • Cet outil ne s'applique pas aux fonctions dont la finalité est d'être disponible 100 % du temps ou presque.

Pascale Bélorgey