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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre VI : Chasser le temps stérile des réunions

Fiche 07 : Les rôles accélérateurs

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Rendre visibles les clés d'efficacité de la réunion


En résumé

Dérivée des méthodes de coaching d'équipe, l'attribution de rôles aux participants poursuit un double but : la réussite de la réunion en cours et surtout, la mise en place progressive de fonctionnements efficaces pour le groupe.

Le fait d'incarner un rôle spécifique fait prendre conscience de l'importance de cette fonction pour l'efficacité collective.

Au-delà du champ des réunions, cette méthode peut influencer de manière positive la manière dont le groupe travaillera sur le terrain.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les rôles accélérateurs responsabilisent les participants sur les clés d'efficacité des réunions.

Contexte

Ils sont très efficaces pour améliorer l'efficacité d'un groupe sur des réunions récurrentes.

Faciles à mettre en place en tant qu'animateur, certains rôles peuvent néanmoins être endossés ou proposés en tant que participant.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Choisissez les rôles à attribuer :

  • Le gardien du temps : il connaît le temps alloué à chaque séquence de la réunion et intervient pour indiquer le temps restant 10 ou 15' avant la fin de chaque séquence.
  • Le garant de l'objectif : il intervient lorsque le groupe digresse pour le ramener vers l'objectif.
  • L'observateur du processus : il est chargé d'intervenir lorsqu'il constate un dysfonctionnement du groupe : manque d'écoute, interprétations erronées, débats agressifs. Il utilise alors la métaposition pour partager ce constat avec le groupe et proposer une règle de fonctionnement efficace.
  • Le pousse-décision : il intervient pour transformer les échanges en décision lorsque la discussion s'enlise, et à la fin de chaque séquence : " que décidons-nous ? ".
  • Le rapporteur : chargé de remplir le compte-rendu pendant la réunion, il clarifie les propos qu'il synthétise et reformule à haute voix.

> Nommez et légitimez les titulaires des rôles.

  • Expliquez votre démarche, l'intérêt pour l'efficacité du groupe et des réunions.
  • Expliquez ce que vous attendez de chaque titulaire, les moments où il devra intervenir.
  • Remerciez les titulaires à chaque intervention pour les légitimer.
  • Stimulez-les s'ils n'osent pas intervenir : " gardien du temps, combien de temps reste-t-il ? " ; " j'aimerais entendre notre observateur du processus ".

Méthodologie et conseils

> Certains rôles sont facilement cumulables : garant de l'objectif et gardien du temps ; pousse-décision et rapporteur.

> Vous pouvez choisir de n'attribuer qu'un ou deux rôles essentiels à la réussite de votre réunion.

> En tant que participant, prenez l'initiative d'endosser ces différents rôles dans les réunions dont vous souhaitez améliorer l'efficacité, ou proposez vos services à l'animateur. ?

Avantages

  • En tant qu'animateur, nous pouvons nous concentrer sur l'animation et les échanges.
  • En répartissant les responsabilités, nous augmentons les chances qu'elles soient véritablement endossées.
  • Peu à peu, la conscience des clés d'efficacité d'une réunion " habite " les membres du groupe qui finit par s'autoréguler.

Précautions à prendre

  • Commencez par des rôles simples pour acculturer vos participants à ce mode de fonctionnement : gardien du temps, rapporteur.
  • Faites au départ un casting selon les compétences de chacun (le rapporteur est synthétique, etc.). Une fois cette compétence ancrée dans la conscience collective du groupe, faites tourner les rôles pour que chacun puisse endosser la clé d'efficacité associée.

Pascale Bélorgey