[Tribune] Comment l'IA simplifie la gestion des congés dans le retail

À l'approche de l'été, la question des congés du personnel interroge quant à la dotation de personnel des magasins et points de vente. Dans un secteur aussi saisonnier que la vente, le manque de personnel pendant des périodes de congés pourrait avoir des graves conséquences financières. Il n'est heureusement plus une fatalité.

L'aide de la technologie, notamment les avancées de l'intelligence artificielle, permet désormais de prévoir les pics de vente et d'anticiper les besoins de personnel et d'affecter les bonnes ressources au bon endroit au bon moment pour couvrir la demande pendant jours fériés et ponts.

Gestion des effectifs lors des ponts et jours fériés : quelle marge de manoeuvre ?

Pour optimiser l'affectation de personnel, il incombe aux employeurs de déterminer avant tout quels seront leurs temps forts en termes de ventes, pour qualifier et quantifier le volume de main-d'oeuvre dont ils auront besoin, et s'accorder avec leur personnel sur les disponibilités de chacun, le plus en amont possible.

En effet, jour de fête n'équivaut pas automatiquement à interruption du travail. Seul le 1er mai doit être obligatoirement chômé en France (à l'exception des activités des hôpitaux ou des transports publics, par exemple). Le travail le 15 août dépend des conventions collectives et accords de branche, le cas échéant, de la décision de l'employeur. Il en est de même pour les ponts car aucune disposition nationale ne légifère sur les jours ouvrés qui suivent ou précèdent un jour férié.

L'aspect réglementaire ne peut néanmoins être négligé. Il convient de s'appuyer sur un conseil dès la phase de planification, mais les allers-retours entre l'entreprise et un juriste peuvent être chronophages et d'autant plus usants que l'erreur humaine reste fréquente tant les éléments à considérer sont nombreux et pluridisciplinaires.

Il est possible de déléguer cette lourde équation à la technologie. Certaines solutions, outre proposer une stratégie de gestion du personnel qui permette de disposer du bon nombre de collaborateurs, avec les bonnes qualifications pour les missions envisagées affectés au bon endroit au bon moment, incorporent aussi une vérification automatique des tarifs horaires, accords, conventions collectives, Code du travail et envoient des notifications en cas de risque de non-conformité.

Le rôle de l'IA, un nouvel allié essentiel de la gestion numérique des effectifs

Comme évoqué précédemment, la planification joue un rôle clé dans une stratégie de gestion du personnel aboutie. Or, les évolutions de l'IA permettent aujourd'hui de se reposer sur la donnée en temps réel pour simuler des scénarios de planification.

Les systèmes pilotés par l'IA unifient les données relatives aux congés, les contraintes légales, l'équilibre des heures de travail et les préférences des employés, le tout en temps réel, ce qui minimise le risque d'erreur et libère les planificateurs de la coordination manuelle.

Il devient ainsi possible d'anticiper la demande grâce aux possibilités du machine learning qui prend en compte les données commerciales d'une part (volume de commandes, pics commerciaux passés, conditions météo, chiffre d'affaires) et les disponibilités des collaborateurs de l'autre, en mobilisant l'engagement de ces derniers, qui peuvent entrer leurs préférences via un ordinateur, un système de caisse, un terminal ou plus simplement, une application sur leur smartphone.

Cet apport technologique aide les managers à couvrir les temps forts commerciaux, notamment dans des secteurs très dépendants des roulements horaires, avec des effectifs quantitativement et qualitativement adéquats, en se maintenant automatiquement en conformité en matière de temps de travail et de données sur le personnel (RGPD), et exhortant chaque collaborateur à exprimer ses préférences.

L'avenir de la gestion des effectifs passe par l'IA

Les entreprises du secteur de la vente ont toujours dû faire coïncider leurs pics de ventes avec leurs besoins de main-d'oeuvre. Cependant l'évolutivité du cadre réglementaire (toujours plus complexe) et de la marque employeur (toujours plus influente) compliquent ultérieurement cette équation entre demande commerciale et des besoins du personnel : la digitalisation, surtout avec les avancées de l'IA, l'automatise sans erreur. Mieux, les collaborateurs eux-mêmes se font porteurs de leurs préférences pour que l'employeur ait une meilleure visibilité.

Ainsi, qu'il s'agisse d'optimiser les calendriers saisonniers ou de refondre la stratégie de gestion des effectifs, l'IA permet aux points de vente de réagir plus rapidement, de planifier plus intelligemment et d'opérer plus efficacement, tout en renforçant leur marque employeur.