Les précautions à prendre quand on choisit d'externaliser sa chaîne logistique

Confier sa chaîne logistique à un prestataire semble, de prime abord, une stratégie prometteuse. Preuve en est, les retailers, à l'instar de nombreux autres acteurs du monde économique, se sont engagés dans un mouvement d'externalisation de leur supply chain depuis quelques années car ils souhaitent se focaliser sur leur coeur de métier et préfèrent optimiser ce poste.

Deux phénomènes ont contribué à renforcer cette tendance. D'une part, la crise du Covid de 2020 a conforté l'idée qu'il était vital de bien maîtriser sa supply chain, notamment lors de la survenance d'une crise majeure inédite et ce, en ayant recours à des prestataires spécialisés. D'autre part, face à une robotisation / automatisation en plein développement et une intelligence artificielle (IA) omniprésente, il semble naturel de se faire aider "par des acteurs extérieurs" aux compétences éprouvées.

En faisant le choix d'externaliser, l'entreprise confie ainsi une partie (ou l'ensemble) de sa gestion logistique à un ou plusieurs prestataires spécialisés. Cette couverture opérationnelle peut inclure la gestion des stocks, la préparation, l'expédition des commandes et l'ensemble des prestations à valeur ajoutée (conditionnement, contrôle qualité, colisage, etc.).
La supply chain est souvent perçue à juste titre comme complexe et ce, d'autant plus lorsque l'entreprise atteint un certain seuil d'activité. Même si des limites existent, l'opération apporte de nombreux avantages à partir du moment où certaines règles sont respectées.

Partir sur des bases saines

Confier sa logistique à un prestataire implique de se poser les bonnes questions en amont. En l'occurrence, la première d'entre elles est de se demander si la chaîne logistique fait ou peut faire partie de son coeur de métier, tout en définissant son degré de maîtrise des processus spécifiques à la supply chain. "Il s'agit de se demander si son entreprise est suffisamment mature pour savoir gérer des problématiques de personnel dans un entrepôt, avec toutes les particularités inhérentes à ces métiers (horaires décalés, formations adéquates, logiciels spécialisés - WMS, TMS, etc.", explique Philippe Romano, cofondateur et CEO de Kbrw. Autre interrogation centrale, celle relative aux coûts. "En tant que retailer, est-ce que j'ai intérêt, financièrement parlant, à confier ma chaîne logistique à un prestataire qui puisse s'adapter aux spécificités de mon activité (pics d'activités, saisonnalité, etc.) ?", se demande Philippe Romano.

Partir sur de bonnes bases, c'est aussi établir un business plan intégrant tous les coûts de structure (transport, effectifs, amplitudes horaires...) pour déterminer son niveau de risque en fonction du triptyque formé par les coûts, les délais et la qualité de service. Les critères d'évaluation ne doivent pas faire oublier la "couverture fonctionnelle" procurée par un prestataire. "Un directeur de la supply chain chez un retailer doit être convaincu que le prestataire va lui apporter une flexibilité opérationnelle qu'il ne peut obtenir en interne", confirme Alessandro Iannarilli, directeur R & D chez ID Logistics.

Le cahier des charges, un outil incontournable

Comme pour toute opération de prestation, choisir de se lancer dans une stratégie d'externalisation implique avant tout d'établir avec précision un cahier des charges où sont clairement précisées la volumétrie de ses flux, la saisonnalité et la typologie des produits. En face, le prestataire pourra aligner les outils et les forces nécessaires. "Ce sont des données importantes à posséder puisque le prestataire supply chain choisi va en avoir besoin pour définir les mètres carrés des entrepôts logistiques, les ressources matérielles et humaines nécessaires, sans oublier les solutions informatiques adéquates", souligne Nicolas Demenge, directeur du développement de la logistique contractuelle chez Kuehne + Nagel France. En plus de la volumétrie des flux, il faut rester vigilant sur la qualité de service attendue par le retailer et le taux de service (qui doit être proche des 100 %) visé. Bien sûr, la durée de contrat doit être négociée. Celle-ci avoisine les 36 mois ces dernières années avec une tacite reconduction.

Exit l'exécution, place à l'animation ! D'un rôle d'exécutant, le retailer va devenir animateur. Une modification de "statut" qui ne doit pas être galvaudée, comme l'explique Alessandro Iannarilli : "En confiant sa chaîne logistique à un prestataire, le retailer doit savoir prendre du recul au quotidien avec ses équipes, surtout si ce dernier a toujours géré ses opérations en interne. Il doit ainsi animer son partenaire prestataire logistique par la performance, par le suivi des indicateurs et par les plans d'action coécrits. Il faut donc savoir le faire avec un esprit constructif."

Des actifs allégés, des clients satisfaits

Parmi les nombreux avantages de l'externalisation, le retailer n'a pas à se soucier de la gestion d'entrepôt logistique avec à la clé, moins de ressources humaines et matérielles. "L'entreprise peut ainsi se concentrer sur son coeur de métier tout en déléguant les tâches qui ne font pas partie de sa compétence principale. Cela permet de gagner du temps, de l'énergie et de la créativité pour innover et se différencier de la concurrence", explique Nicolas Demenge. En outre, externaliser permet de " transformer" une bonne partie des charges fixes en charges variables, notamment celles liées au personnel qui deviennent des unités d'oeuvre. Pour un directeur financier, l'avantage provient du "déblocage" de certains actifs, notamment de l'immobilier. "La vente de certains actifs va permettre de générer du cash-flow qu'un directeur financier va pouvoir réinvestir pour améliorer sa croissance : marketing, réseau de distribution, etc.", concède Alessandro Iannarilli. Le capital non mobilisé est d'autant plus utile lorsqu'on sait que l'automatisation des process logistiques requiert des investissements importants.

Des gains économiques et technologiques

Par ailleurs, le prestataire est en mesure de mutualiser ses achats de transport et son activité logistique sur plusieurs clients, au sein d'un même entrepôt et donc de bénéficier de prix plus compétitifs. Ces avantages se répercutent au niveau du retailer. "Externaliser permet à ces derniers de limiter les investissements liés à la logistique, de réduire les risques financiers et de s'adapter plus facilement aux fluctuations de la demande", confirme Clément Million, manager chez Citwell.

En outre, en s'appuyant sur le savoir-faire et l'expérience de prestataires externes, les retailers peuvent souvent bénéficier des meilleures pratiques, d'une technologie innovante et de certifications de qualité, avec à la clé, un gain de performance, de fiabilité et de sécurité, sans oublier la satisfaction des clients. Il est en effet important de souligner qu'une supply chain efficace, notamment sur la partie livraison, aura des répercussions positives pour le client final, qui sera ensuite plus enclin à renouveler ses commandes.

Des stocks mieux gérés

En confiant la gestion des stocks à un prestataire, finie l'obligation d'avoir un (ou des) bâtiment(s) dédié(s) au stockage. Un entrepôt implique des responsabilités opérationnelles, mais aussi des coûts fixes élevés liés aux équipements, aux logiciels, mais aussi à la masse salariale. De plus, une activité saisonnière risque d'entraîner des dépenses inutiles pour un entrepôt non utilisé toute l'année, alors que l'espace nécessaire varie selon les moments où la demande atteint des pics. "En apportant une plus grande réactivité face aux changements du marché et surtout face aux aléas liés au climat, aux crises sanitaires et autres sujets réglementaires, l'outsourcing permet de profiter des opportunités, de réduire les délais et de gérer les imprévus", constate Clément Million.

L'externalisation de la logistique permet donc d'éliminer une partie ou la totalité de ces coûts. De plus, le prestataire sélectionné peut offrir des tarifs plus avantageux en partageant ses ressources entre ses différents clients.

Quelques points restent à surveiller

Parmi les limites liées à l'externalisation, il est nécessaire de bien prendre en compte les coûts supplémentaires liés à l'achat d'une prestation. Pareillement, il faut être bien conscient que l'on perd le contrôle direct de certaines activités stratégiques et que l'on dépend donc de la qualité du service des prestataires externes. Des problèmes de coordination, de communication, de confidentialité ou de responsabilité en cas de dysfonctionnement ou de litige peuvent s'en suivre. Externaliser implique aussi de partager ses informations, ses données et ses processus avec des tiers, qui sont susceptibles d'être en concurrence ou liés par un partenariat avec d'autres acteurs du marché. Cela peut représenter une menace pour la sécurité, la propriété intellectuelle ou la compétitivité de l'entreprise.
Par ailleurs, en s'engageant dans une relation contractuelle avec des prestataires externes, il ne faut pas oublier que ces derniers ont parfois des intérêts divergents ou des exigences spécifiques, entraînant des limites pour l'entreprise (liberté, flexibilité, pouvoir de négociation). Enfin, l'externalisation exige de faire face à des défis culturels, linguistiques, juridiques ou éthiques liés à la diversité des pays, des normes et des pratiques des fournisseurs retenus. Cela génère potentiellement des préjudices en matière de qualité, de conformité ou de réputation de l'entreprise ainsi que de RSE.