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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre I : Privilégier l'essentiel

Fiche 04 : La carte des missions essentielles

  • Retrouvez 8 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Garder le cap sur l'essentiel


En résumé

Submergés par les mails qui ne cessent d'envahir la boîte aux lettres, sollicités en permanence pour des urgences, il arrive que nous perdions de vue la finalité de notre mission. Pourtant, rares sont ceux qui sont payés pour répondre à des mails à longueur de journée !

La représentation synthétique sur une page de nos missions essentielles et des activités qui y contribuent nous aide à retrouver le sens de notre métier.

Cette carte nous guide pour arbitrer nos priorités en cas de surcharge d'activité. Elle nous aide à nous concentrer sur l'important sans rien oublier d'essentiel.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La carte des missions essentielles donne une vision synthétique de ce que nous avons à accomplir d'important pour remplir la mission qui nous est confiée.

Contexte

Il est utile de la réactualiser tous les ans, de préférence au moment de l'entretien annuel.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Inscrivez la finalité de votre fonction au centre d'une feuille de papier. Cette finalité répond à la question : " Pourquoi suis-je payé ? " ou " À quoi sert mon poste ? ". Par exemple la finalité d'un poste de commercial est de développer le chiffre d'affaires de son secteur. Celle d'un responsable maintenance est d'assurer la continuité de production de son usine ou des installations de ses clients.

> Déclinez cette finalité en missions essentielles, c'est-à-dire en grands domaines. Un métier compte en général entre 3 et 5 missions essentielles.

Par exemple, pour un commercial : fidéliser ses clients en garantissant la qualité de service, prospecter de nouveaux clients ; promouvoir des solutions nouvelles. Et pour un responsable maintenance : organiser les maintenances préventives ; assurer les dépannages dans le délai contractuel ; développer les compétences de l'équipe technique ; vendre des contrats de service.

> Listez les activités pour chaque mission, c'est-à-dire les actions concrètes qui y contribuent.

Exemple pour l'activité " faire monter en compétence l'équipe " : répertorier les compétences existantes ; organiser des formations ; organiser le transfert des compétences par binômes, faire rédiger les modes opératoires des nouveaux systèmes, etc.

Méthodologie et conseils

> Si vous avez du mal à exprimer la finalité de votre mission, faites l'exercice à l'envers : prenez des mini-post-it(TM) et inscrivez une activité par post-it(TM). Regroupez-les ensuite par grands domaines, et nommez vos missions essentielles. Enfin, répondez à la question de la finalité de votre mission : " Pourquoi suis-je payé ? "

> Si vos missions essentielles ne vous ont pas été assignées de façon claire, faites le point avec votre manager pour les clarifier. Ce peut être l'opportunité de faire des propositions en ligne avec vos valeurs (voir pages suivantes) et de dessiner votre poste à votre image.

> En cours d'année, si vous vous sentez bousculé et sursollicité, relisez votre carte... ou mieux, affichez-la bien en vue dans votre bureau !

> Affectez à chacune de vos missions une couleur que vous indiquerez dans votre agenda. Cela vous permet de visualiser le temps que vous consacrez à chacune d'elles.

Avantages

  • Lorsque l'on a bien en tête ses missions essentielles, il est plus facile ensuite de discerner l'important de l'accessoire.
  • La clarification de la finalité de la mission aide au quotidien à prendre des décisions justes plus rapidement.

Précautions à prendre

  • Redessinez votre carte en cas de changement de stratégie de l'entreprise.
  • N'hésitez pas à supprimer des activités qui ne sont plus alignées avec vos nouvelles priorités (outil 31).

Comment être plus efficace ?

Au-delà de la finalité de votre mission telle qu'elle vous est donnée par votre manager et votre entreprise, vous pouvez incarner votre rôle de façon plus personnelle. Plus votre identité professionnelle sera alignée avec vos valeurs et vos sources de motivation, mieux vous vivrez votre temps au travail. Vous accomplirez votre mission avec passion et à moindre effort, parce que vous vous reconnaîtrez dans chacune de vos actions.

Interrogez vos valeurs

Répondez aux trois questions ci-dessous :

  • Quelles sont les valeurs qui sont les plus importantes pour vous dans la vie ?
  • Quelles sont les activités professionnelles qui ont le plus de valeur pour vous ?
  • Que signifie pour vous : " réussir professionnellement " ?

Pour vous aider à identifier vos valeurs professionnelles, voici une liste de valeurs liées au travail. Repérez celles qui sont importantes pour vous :

  • L'équité et la justice.
  • De bons rapports avec vos managers.
  • L'équilibre entre le travail et la vie personnelle.
  • La compétition (dans les deux sens : c'est important pour vous qu'il y en ait ou au contraire qu'il n'y en ait pas).
  • Le sentiment d'être utile, d'aider les autres.
  • Le travail en équipe.
  • La créativité (créer, innover, imaginer, concevoir des idées, des concepts ou des produits).
  • La variété, la diversité des activités, des imprévus et peu de routine.
  • L'engagement envers le produit (vous sentir en accord avec le type de produits ou services délivrés par votre entreprise).
  • La reconnaissance.
  • Le respect des personnes, (courtoisie, bienveillance...).
  • L'accomplissement (progresser, vous développer, grandir).
  • La protection de l'environnement, le développement durable.
  • La beauté et l'esthétique (du produit, de l'environnement de travail).
  • L'autonomie (marge de manoeuvre pour décider, prise d'initiative).

Interrogez vos motivations

Elles peuvent provenir de plusieurs sources : votre objectif personnel puissant (outil 2), la convergence de vos sphères de vie (outil 1), vos besoins psychologiques (outil 28), vos envies, tout simplement.

Utilisez les questions ci-dessous pour guider votre réflexion :

  • Quelles sont vos sources de motivation ? Quelles activités vous ressourcent, dans votre vie professionnelle ou personnelle ? Pourquoi ?
  • Quelles sont celles qui vous rapprochent de votre objectif personnel puissant, de vos rêves ?
  • Qu'avez-vous envie de donner ?
  • Avec qui avez-vous envie de travailler ?
  • Qu'aimeriez-vous faire dans cinq ans ? (nouvelle fonction, nouvelles responsabilités, nouveaux projets, nouveau rôle, etc.).
  • Quels talents avez-vous envie de développer ?

Personnalisez votre lettre de mission

Revenez sur la finalité de votre mission pour en rédiger une version personnalisée. Finalement, qu'accomplissez-vous qui lui donne du sens pour vous au quotidien ?

Prenez quelques exemples d'activités pour les décliner avec cette nouvelle coloration. Comment les vivez-vous maintenant ?

Vous pouvez intégrer cette réflexion dans la révision de vos priorités (outil 31).

Témoignages de 4 managers responsables d'une business unit


Un même métier peut être vécu de façon différente par chacun des individus qui l'exercent, comme le montrent les témoignages de ces quatre managers.

Tous vont accomplir la mission qui leur est confiée, tous vont atteindre le même but avec au départ les mêmes ressources.

Mais chacun va placer le curseur de ses priorités à un endroit qui lui permet de se réaliser dans sa mission et de la vivre avec passion. Si le but est similaire, le chemin ne sera pas le même.

" Choisissez un travail que vous aimez et vous n'aurez pas à travailler un seul jour de votre vie. " Confucius

Pascale Bélorgey