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Méthodologie

La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre VI : Chasser le temps stérile des réunions

Fiche 03 : Les techniques d'animation productives

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
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La boîte à outils de la Gestion du temps

8 chapitres / 70 fiches

Augmenter le taux de participation de chacun


En résumé

Les techniques traditionnellement les plus utilisées en réunion sont l'exposé, le tour de table et la question à la cantonade. Or, l'aisance à prendre la parole en groupe n'est pas la même pour tous. Résultat : un petit nombre de personnes participe activement aux échanges. Les autres écoutent en silence ou pensent à autre chose s'ils ne se sentent pas concernés.

Les techniques d'animation productive visent une expression plus équitable et plus active des participants. Elles permettent de cadrer des débats souvent chronophages et de bénéficier de la richesse des idées de chacun.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Une réunion n'est rentable que si la présence de chaque participant est justifiée à chaque minute, ce qui est loin d'être toujours le cas.

Les techniques d'animation productives permettent d'obtenir la participation active de chacun et d'atteindre l'objectif en moins de temps qu'avec les méthodes traditionnelles.

Contexte

Les principes d'animation décrits ici sont applicables à tout type de réunion.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Limitez le temps dédié aux techniques traditionnelles.

  • Tour de table : au-delà de 6 personnes, posez une ou deux questions précises et annoncez un temps court (30 secondes).
  • À l'inverse, rendez le tour de table original : faites-en un partage riche d'idées personnelles en lien avec le thème de la réunion en utilisant photolangage ou dessin.
  • Exposé : donnez une vision claire des grandes lignes en focalisant sur les messages essentiels, et indiquez où trouver la documentation complète. Votre objectif : sensibiliser, donner envie d'aller plus loin.

> Orchestrez les échanges sur les sujets sensibles pour limiter les débats.

  • Ne lancez pas en plénière un débat sur un sujet polémique.
  • Canalisez ceux qui émergent : synthétisez les échanges en notant les points communs et les points de divergence, puis enchaînez.
  • Si nécessaire, régulez le processus (outil 54).
  • Pour aborder les sujets sensibles, utilisez une méthode où chacun pourra s'exprimer (pas seulement les plus virulents) : animation post-it(TM), méthode des points de vue, etc.

> Privilégiez les techniques participatives.

  • Grâce à ses règles de bienveillance précises, le brainstorming favorise une large participation, même si certains interviennent spontanément plus que d'autres.
  • Certains participants seront plus à l'aise dans les petits groupes de la coproduction en ateliers qu'en plénière, même si des débats peuvent émerger au sein d'un sous-groupe.
  • L'animation post-it(TM) garantit la participation égale de tous et recueille de façon large (voire anonyme) les points de vue de chacun.

> Accélérez les phases de choix.

  • Le vote par gommettes donne un poids égal à chacun (pas seulement aux brillants orateurs). Il permet de faire des choix en un temps record. À éviter pour les décisions à fort enjeu.
  • L'animation post-it(TM) peut avoir le même effet : il suffit de compter les réponses le plus souvent citées.

Méthodologie et conseils

> Les techniques mentionnées sont décrites pages suivantes.

> Cette liste n'est pas exhaustive, il existe des centaines de variantes. À vous d'inventer les vôtres !

> Prévoyez la logistique : matériel, fournitures, paper boards, etc.

Avantages

  • Les réunions sont plus courtes et les participants plus productifs.
  • Une dynamique de groupe s'installe, qui modifie les comportements sur le terrain.

Précautions à prendre

  • Réservez un temps suffisant pour préparer votre réunion.
  • Certains participants pourront être réticents. Ne vous découragez pas ! Soyez précis sur la consigne et ferme sur la méthode. C'est en expérimentant qu'ils comprendront l'intérêt de votre démarche.

Comment être plus efficace ?

Animer une production de dessins

Pour sortir de la pensée rationnelle et logique (cerveau gauche) et recueillir des ressentis ou des idées plus intuitives (cerveau droit) :

> Distribuez des feuilles et feutres de couleurs.

> Expliquez le sens de cette méthode et précisez que les mots sont interdits.

> Lancez la consigne : " dessinez votre représentation de... ".

> Laissez chacun finir son dessin.

> Deux options pour la mise en commun : chacun commente son dessin, ou affichez tous les dessins au mur et interpellez le groupe sur ce qui se dégage collectivement.

Animer un brainstorming

Pour collecter le plus grand nombre d'idées possible en procédant par associations d'idées :

> Fixez les règles du jeu : pas de censure, pas de critique, idées farfelues bienvenues.

> Faites un tour d'échauffement sur un sujet farfelu (" tous les usages d'un trombone !").

> Lancez la question, simple et précise : " toutes les idées pour... ".

> Notez au paper les idées sans censure, encouragez les idées créatives.

> Donnez une idée si le groupe s'essouffle.

> Félicitez le groupe pour sa créativité !

Animer une séquence post-it(TM)

Pour recueillir l'expression de chacun sans influence, voire de façon anonyme :

> Distribuez plusieurs post-it(TM) par personne (trois pour une production ciblée, plus pour recueillir beaucoup d'idées).

> Donnez la consigne en précisant : " écrire une idée par post-it(TM) pour pouvoir opérer des regroupements ensuite, visible de loin ".

> Mise en commun : au choix, chacun vient coller ses post-it(TM) sur un paper, ou vous les récoltez de façon anonyme.

> Procédez ensemble aux regroupements et mettez un nom à chaque catégorie.

Animer la méthode des points de vue

Pour éviter un débat stérile ou une guerre des clans et tenir compte d'absents :

> Expliquez la méthode : le groupe va endosser tour à tour plusieurs rôles pour donner des points de vue différents (Avantages/inconvénients de... Besoin de...)

> Choisissez 3 ou 4 rôles majeurs (ex : client).

> Lancez le premier tour sur le premier rôle, en animant un tour de table (petit groupe) ou une participation libre.

> Lancez de la même façon les autres tours.

> Faites une synthèse.

Animer une coproduction en ateliers

Pour faire produire ensemble un sous-groupe, et en parallèle plusieurs groupes :

> Donnez aux sous-groupes des consignes de travail différentes.

> Laissez les groupes travailler, incitez-les simplement à écrire leurs idées s'ils passent trop de temps à débattre.

> Faites tourner les groupes pour qu'ils complètent d'une autre couleur la production du premier, puis du deuxième groupe.

> Variante : donnez au deuxième tour une autre instruction, par exemple voter avec des gommettes sur les meilleures idées.

Animer un vote par gommettes

Pour décider très rapidement entre plusieurs options valables :

> Déterminez des critères de choix : facilité de mise en oeuvre, impact sur le résultat, etc.

> Distribuez des gommettes de couleurs différentes par critère, une à trois par personne.

> Faites votez.

> Comptez les gommettes et décidez.

Exemples de Consignes sur la gestion du temps en réunion


Des freins peuvent surgir face à toute nouvelle méthode. Le rôle de l'animateur est de faire adhérer et d'accompagner le groupe dans la mise en pratique.

> Expliquez le but de la méthode.

> Donnez un exemple concret.

> Lorsqu'un participant exprime une bonne idée sans appliquer la méthode, valorisez l'idée tout étant directif sur la méthode : " Oui c'est une excellente idée, écris-la sur le post-it(TM) ".

> Laissez-les travailler et faites autre chose pour marquer la rupture entre la consigne et le travail individuel ou en sous-groupe (sauf pour le brainstorming ou la méthode des points de vue que vous animez de bout en bout).

> Reprécisez les consignes de la méthode si elles ne sont pas appliquées. ?

" Nous apprenons à faire quelque chose en le faisant. Il n'y a pas d'autre façon. " John Holt, éducateur

Pascale Bélorgey