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Méthodologie

La boîte à outils du chef de projet
Chapitre II : Cadrer le projet

Fiche 07 : L'entretien de délégation de tâche

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 août 2016
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La boîte à outils du chef de projet

7 chapitres / 74 fiches

Le chef de projet ne peut tout faire tout seul. C'est pour cela qu'il va déléguer une partie de sa mission aux intervenants projets. Déléguer, c'est confier à un collaborateur la réalisation d'une mission. En lui donnant une autonomie sur le choix et la mise en oeuvre des méthodes et moyens pour atteindre un objectif défini. En l'aidant à sa demande dans la résolution des problèmes rencontrés par des conseils et des informations en évitant de se substituer à lui pour effectuer le travail. En faisant le point périodiquement sur l'atteinte des objectifs (les modalités et la fréquence du contrôle étant préalablement définis).

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Obtenir l'engagement de chaque intervenant sur sa contribution au projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

  • Fournir les informations nécessaires à l'intervenant pour qu'il comprenne ce qui est attendu de lui.
  • S'assurer de l'engagement de l'intervenant, en vérifiant sa compréhension de sa mission, sa capacité à réaliser le résultat attendu au niveau requis, et son envie de s'impliquer dans le projet.
  • Vérifier que l'intervenant y trouvera aussi un avantage, qui renforcera sa motivation.

Contexte

La délégation a lieu une fois que le chef de projet a réalisé un premier cadrage de l'ensemble des tâches à réaliser, et qu'il a sollicité les différents chefs de services pour obtenir des ressources.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Prendre rendez-vous avec l'intervenant.
  • Situer sa contribution : Quels sont les objectifs et les enjeux du projet ? Quel est le " client " du projet ? Quelles sont les principales phases du projet ? Son déroulement programmé ?
  • Préciser sa tâche. Quels sont les résultats attendus de son travail ? Quels sont les délais de réalisations prévus ? Quelle est la durée estimée ? La tâche est-elle sur un chemin critique ? Quelles contraintes doit-il respecter ? Quel niveau de qualité est attendu ? Quel est son niveau d'autonomie ? Quels moyens sont mis à sa disposition ? Quels sont les événements clés de la réalisation ?
  • En dehors de la tâche confiée, préciser les autres contributions attendues de lui : participation à des tâches amont ? Participation à des réunions (fréquence, durée) ? Informations à transmettre ? S'il n'a pas de tâche précise à réaliser, à quel titre est-il associé à ce projet ? Qu'attend-on de lui ?
  • Présenter l'équipe : les principaux contributeurs de l'équipe, ainsi que les acteurs qui vont utiliser les résultats du travail.
  • Partager les attentes réciproques : ses attentes vis-à-vis du projet et du chef de projet.

Méthodologie et conseils

Une délégation ne réussira que si le délégataire en retire une satisfaction personnelle.

  • Une délégation bien menée est formatrice et motivante.
  • On délègue toujours un pouvoir de décision.
  • Une directive est le contraire d'une délégation.
  • Une délégation précise quelle est la zone d'autonomie du délégataire.
  • Déléguer une mission qui donne une responsabilité inférieure ou très supérieure aux compétences actuelles démotive.
  • Une délégation ne réussira que si le délégataire en retire une satisfaction personnelle intangible ou (et) tangible.

Avantages

  • L'entretien de délégation dans un cadre individuel permet de plus facilement détecter les leviers de motivations et les inquiétudes de l'intervenant vis-à-vis du projet.

Précautions à prendre

  • Respecter les règles de diplomatie transversale : rencontrer le chef de service de l'intervenant avant de mener l'entretien de délégation.
  • Faire confiance n'exclut pas le contrôle : bien définir ensemble comment et quand le respect de la performance, des coûts et des délais seront mesurés.

Jérôme MAES, François DEBOIS © Dunod

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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