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Méthodologie

La boîte à outils du chef de projet
Chapitre I : Initialiser le projet

Fiche 03 : La lettre de mission du chef de projet

  • Retrouvez 10 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 29 août 2016
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La boîte à outils du chef de projet

7 chapitres / 74 fiches

La lettre de mission est un document rédigé par le commanditaire du projet au sein de l'organisation, pour assurer la nomination du chef de projet et la faire connaître au reste de l'organisation. Elle assure la légitimité du chef de projet et lui donne un pouvoir de fait pour agir dans la structure permanente de l'organisation.

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Les points clés d'une lettre de mission

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

  • Fixer d'un commun accord avec le commanditaire le contour de la mission et la démarche.
  • Contractualiser les critères de performance qui permettront au commanditaire de juger la qualité de la prestation du chef de projet.
  • Protéger le chef de projet en limitant son intervention dans le temps, en précisant les conditions de son intervention et en définissant précisément son rôle.
  • Permettre au commanditaire de prendre conscience de l'investissement nécessaire et de valider la démarche.
  • Nommer explicitement une personne au poste de chef de projet.
  • Assurer le soutien du chef de projet par le signataire de la lettre de mission.
  • Communiquer auprès de l'organisation, et éventuellement vers l'extérieur, le nom du chef de projet et son domaine d'intervention.

Contexte

L'élaboration de la lettre de mission se fait généralement avant la formalisation du cahier des charges projet, et à l'optimum, avant la formalisation de la fiche projet. Elle relève des décideurs de l'organisation.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • On commence par choisir le chef de projet : cette décision de la direction de l'organisation peut se faire pendant l'élaboration de la fiche projet, ou au moment de sa validation.
  • Le commanditaire rédige la lettre de mission, en précisant le nom du chef de projet, les attendus du projet et le niveau d'engagement attendu du chef de projet. Cette rédaction est faite, dans le cas optimum, en tenant compte de l'avis du chef de projet.
  • Le commanditaire signe la lettre, puis la remet formellement au chef de projet, pour obtenir son engagement.
  • Le commanditaire organise la diffusion au sein de l'organisation auprès des parties intéressées : les responsables hiérarchiques des services concernés, les clients du résultat du projet, le comité de direction de l'organisation et le comité de pilotage pressenti.

Méthodologie et conseils

Donner et renforcer la légitimité du chef de projet est un incontournable de la réussite des projets.

La formulation de ce qui est attendu du chef de projet doit être élaborée avec soin. La lettre de mission se focalise sur les grands résultats attendus du projet et sur le niveau de responsabilité dévolu au chef de projet. Ce sont des sujets sensibles, qui touchent au coeur du projet (résultats attendus) et au coeur de la structure permanente de l'organisation et de ses prérogatives (niveau de responsabilité).

Avantages

  • Le chef de projet, qui n'a généralement pas de pouvoir hiérarchique, obtient ainsi une légitimité ancrée à un haut niveau dans la hiérarchie.
  • La lettre de mission rend possible le recours à l'arbitrage de niveau supérieur. Cependant, le soutien affiché du projet par un décideur de l'organisation donne un pouvoir de fait au chef de projet. Celui-ci peut alors proposer des positions solides, a priori soutenues par les décideurs, et donc acceptables par tous sans arbitrage.

Précautions à prendre

  • Le commanditaire doit vérifier que le chef de projet a véritablement donné son accord sur les engagements transcrits dans la lettre de mission, pour s'assurer de la solidité du lien entre le chef de projet et le projet.
  • Le chef de projet doit vérifier que le commanditaire a bien pris conscience de l'investissement nécessaire et de son implication dans le déroulement du projet.

Jérôme MAES, François DEBOIS © Dunod

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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