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Méthodologie

La boîte à outils du chef de projet
Chapitre III : Prévoir les coûts/délais/risques

Fiche 09 : La provision dans un projet

  • Retrouvez 15 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 août 2016
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La boîte à outils du chef de projet

7 chapitres / 74 fiches

La provision projet est un montant financier mis en place dès le début du projet et surveillé tout au long de l'exécution du projet, pour absorber les écarts qui interviennent en cours de réalisation. Elle comprend une part " aléas " et une part " risques ", qui sont ensuite gérées globalement dans le déroulement du projet. Les risques identifiés et les incertitudes ont aussi des conséquences sur le planning, et nécessitent la mise en place en parallèle de tâches " tampons ". Elle est gérée de manière transparente, ou cachée suivant la culture de l'entreprise et le contexte commercial dans lequel le projet se déroule. Il est rare qu'un projet vendu à un client externe annonce son vrai montant de provision.

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Mise en place d'une provision projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

  • Définir une marge de manoeuvre de gestion pour le chef de projet.
  • Chiffrer à l'avance la part prévisible de dérives en termes de coûts, que ce soit par les aléas et incertitudes inhérentes aux projets, ou par la concrétisation de risques, et ainsi se donner les moyens de tenir la prévision budgétaire à la fin de projet.
  • Permettre à l'entreprise de réserver une part précise de ses ressources au projet.

Contexte

La provision du projet est définie dès les premières estimations produites.

Tous les acteurs en charge des estimations et des études sur le projet doivent donner des indications sur les précisions de leurs estimations, et sur les risques associés à leur périmètre de collaboration. Ces informations servent à alimenter les calculs pour le montant de la provision.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Établir la première provision du projet dès la production des premières estimations de coût du projet en intégrant :

  • la part aléas sur la base du coefficient d'aléas communément retenu dans l'entreprise sur des projets de même famille ;
  • la part risques sur la base de la première analyse de risques disponible à ce stade ; elle est construite à grosse maille ; le contrôle de cohérence se fait par comparaison avec les montants de provision de projets similaires récents.

À chaque phase du projet, la part consommée de la provision est tracée, et le solde de provision calculé. De nouvelles estimations de provisions sont produites en fonction de l'évolution de l'exposition aux risques.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les écarts de réalisation favorables permettent de reconstituer la provision. Les écarts défavorables sont arbitrés en fonction de leur niveau.

En fin de projet, tous les écarts de réalisation ayant été arbitrés, le solde de provision est restitué à l'entreprise.

Méthodologie et conseils

Définir une provision pour se donner les moyens de réajuster de manière pro-active les travaux du projet !

La provision projet est établie en intégrant deux volets : aléas et risques. Il n'est pas nécessaire ensuite d'en assurer la gestion de manière séparée. La traçabilité des risques est elle-même assurée par la fiche de risque et la fiche action risque.

La provision intégrée dans le budget peut aussi avoir des conséquences sur le planning. Il est alors nécessaire de procéder de la même façon avec le planning :

  • définir à l'avance les dépassements de durées possibles sur certaines tâches, avec les impacts en charges et en disponibilité de ressources ;
  • mettre en place dans le planning des tampons (buffer) qui permettront d'absorber les éventuels retards.

Avantages

  • La provision projet est l'outil de l'autonomie du chef de projet. Elle évite au chef de projet de rendre compte à une tutelle à chaque écart.
  • La provision projet, étendue aussi au planning, remet de la flexibilité et du jeu dans le système projet, et c'est ce qui va lui permettre de ne pas être grippé.

Précautions à prendre

  • La provision projet ne doit pas toujours être affichée en toute transparence... Il existe des entreprises dans lesquelles les provisions définies par les chefs de projet sont immédiatement confisquées par la direction. Dans ce cas, la provision peut être gérée dans un tableau propre au chef de projet, avec toutes les bonnes pratiques de gestion associées.

Jérôme MAES, François DEBOIS © Dunod

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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