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Méthodologie

La boîte à outils du chef de projet
Chapitre VI : Clore le projet

Fiche 01 : Le rapport de clôture de projet

  • Retrouvez 3 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 1 sept. 2016
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La boîte à outils du chef de projet

7 chapitres / 74 fiches

Le rapport de clôture de projet contient les informations clés descriptives du projet. Dernier document rédigé sur le projet, il décrit la satisfaction du donneur d'ordre par rapport au projet. Il analyse le résultat du projet ainsi que le processus par lequel ce résultat a été produit. Sa finalité est double : s'assurer que les activités de clôture sont bien réalisées et faciliter le transfert d'expérience vers les autres chefs de projet et l'organisation.

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Plan de rapport de clôture de projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le rapport de clôture du projet est un document de synthèse rédigé par le chef de projet dans les derniers jours du projet. Il permet de :

  • garder la trace des caractéristiques du projet à son démarrage ;
  • formaliser les écarts finaux entre les résultats obtenus et les résultats attendus en début de projet ;
  • cristalliser les bonnes pratiques à pérenniser et garder trace des erreurs à ne plus commettre ;
  • faciliter le transfert de connaissances entre projets ;
  • faire partager à toute l'équipe de projet l'analyse finale du projet et la diffusion qui en sera faite au sein de l'organisation.

Contexte

Le rapport de clôture de projet est réalisé par extraction des données déjà produites tout au long du projet : la fiche projet, les documents de planification initiale, les rapports d'avancement.

La valeur ajoutée produite par le chef de projet consiste en l'agrégation des données au sein d'un seul document, l'analyse des écarts au global, la synthèse de la satisfaction client.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • En fin de projet, créer le document et intégrer les données déjà disponibles au sein du plan proposé.
  • Organiser des réunions de travail avec l'équipe projet, avec tous les contributeurs impliqués pour partager les analyses du projet, déterminer les difficultés rencontrées et les éléments de progrès. Décider de l'opportunité de rencontrer les clients ou utilisateurs au-delà des réunions déjà tenues pour les approbations de projet, dans le but d'obtenir un état plus précis de leur satisfaction.
  • Produire le document complet et le soumettre en lecture pour avis et remarques aux membres de l'équipe projet.
  • Diffuser le document amendé aux structures appropriées de l'entreprise : autres chefs de projet, service en charge du management de projet, donneur d'ordre interne...

Méthodologie et conseils

Le rapport de clôture de projet est le document de synthèse du projet décrivant l'évaluation de la satisfaction du donneur d'ordre et l'analyse a posteriori du projet.

  • Le plan du rapport de clôture de projet est complet et peut être simplifié pour être adapté à la taille et à la complexité du projet.
  • La toute dernière version de ce document est créée après la réunion de clôture du projet. Elle intègre l'ensemble des remarques et des productions issues de cette réunion.

Avantages

  • Le rapport de clôture fournit un cadre identique de capitalisation et de synthèse pour tous les projets de l'organisation.
  • Il assure l'analyse des écarts, vis-à-vis de la situation initiale, sur toutes les dimensions du projet : performance, coûts, délais et risques.

Précautions à prendre

  • Les données de réalisation sont mesurables de manière incontestable. L'analyse des écarts entre réalisation et prévision doit être faite en prenant du recul, car les prévisions initiales ont souvent été induites par la volonté plus ou moins forte de lancer le projet. Cet éventuel état de fait doit ressortir de l'analyse.
  • D'autres données du rapport relèvent de la perception et de l'appréciation de la situation. Elles sont donc contestables, mais il est important de les prendre en compte, notamment lorsqu'elles viennent des clients ou des donneurs d'ordre.

Jérôme MAES, François DEBOIS © Dunod

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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