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Méthodologie

La boîte à outils du chef de projet
Chapitre III : Prévoir les coûts/délais/risques

Fiche 13 : Le plan de communication du projet

  • Retrouvez 15 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 août 2016
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La boîte à outils du chef de projet

7 chapitres / 74 fiches

Certains projets impliquent de nombreux acteurs et services, et il est recommandé d'établir un plan de communication en début de projet, pour permettre à chacun d'accéder à l'information dont il a besoin. Ce plan de communication intègre : l'identification des destinataires de l'information ; une description de l'information à diffuser (rapports d'avancement, données, calendrier, documentation technique, etc.) ; les méthodes utilisées pour diffuser les divers types d'information ; les fréquences ou dates qui précisent à quel moment chaque type d'information est transmis.

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Exemple d'un plan de communication d'un projet d'implantation d'une médiathèque

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

  • Informer l'ensemble des parties prenantes concernées par le projet ou qui en subissent un impact.
  • Organiser les actions de communication, en déduire la charge de travail induite, et l'intégrer dans les activités du projet, pour garantir qu'elles seront bien réalisées.

Contexte

Le plan de communication est conçu une fois que le chef de projet a réalisé un premier cadrage du projet, de ses impacts, et de l'ensemble des parties prenantes qui vont être touchées.

Il peut être élaboré en relation avec la direction de la communication de l'entreprise, pour profiter du savoir-faire, et pour en faciliter l'exécution grâce à un soutien plus fort.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Identifier l'ensemble des parties prenantes du projet.
  • Segmenter ces parties prenantes en différents groupes cibles.
  • Déterminer les types de messages que l'on souhaite diffuser à chaque groupe cible.
  • Sélectionner les moyens de communication compatibles avec la culture d'entreprise.
  • Établir un budget prévisionnel de communication à intégrer au budget du projet.
  • Mettre en place un processus de contrôle afin d'évaluer l'efficacité du plan de communication à tout moment.

Méthodologie et conseils

" La communication requiert 25 % du temps du dirigeant. " Chester Barnard

Vérifier la robustesse du plan de communication en répondant aux questions suivantes :

  • Toutes les cibles ont-elles été prises en compte ?
  • Chaque action de communication a-t-elle été affectée à un acteur du projet ?
  • Le plan de communication prévoit-il un dispositif de recueil et de traitement des réactions sur le projet ?
  • Comment la direction est-elle impliquée dans le plan de communication ?
  • Le client a-t-il validé le plan de communication ?
  • Le plan de communication contient-il un planning des actions de communication ?
  • Le plan de communication est-il cohérent avec les grands jalons du projet ?

Avantages

  • La mise en place d'une communication régulière réduit les risques de rumeurs et de peurs associées au projet.
  • La transparence favorise l'acceptation du changement généré par le projet.

Précautions à prendre

  • Utiliser des supports de communication simples.
  • Être à l'écoute des réactions de chacun.
  • Communiquer plutôt largement, sans pour autant noyer les gens sous l'information.
  • Favoriser l'explication et la disponibilité de l'information.

Jérôme MAES, François DEBOIS © Dunod

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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