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Méthodologie

La boîte à outils du chef de projet
Chapitre III : Prévoir les coûts/délais/risques

Fiche 05 : L'histogramme des ressources

  • Retrouvez 15 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 août 2016
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La boîte à outils du chef de projet

7 chapitres / 74 fiches

L'histogramme des ressources analyse la faisabilité d'un projet, vis-à-vis de la disponibilité des ressources nécessaires. Il est utilisable au niveau macroscopique par grandes compétences requises, comme au niveau microscopique, par ressource nominative. Il joue un rôle dans les phases de planification initiale pour brosser les besoins en ressources sur la durée du projet. Il joue un rôle dans le pilotage au quotidien, en détectant les problèmes locaux de surcharge de travail pour une ressource.

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Exemple d'histogramme des ressources

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'histogramme des ressources fournit la vision des besoins en ressources dans le temps. Il permet de :

  • disposer d'une vision des besoins en ressources sur toute la durée du projet ;
  • mettre en regard les besoins en ressources avec les ressources disponibles, et détecter les périodes de suractivité et de sous-activité.

Contexte

L'histogramme des ressources ne peut être réalisé qu'à partir du moment où les dates prévisionnelles de réalisation des activités ont été calculées. Celles-ci ont généralement été matérialisées dans un diagramme de Gantt.

Les ressources affectables ont été définies avec les services de l'organisation.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Les histogrammes de ressources sont généralement dessinés avec un logiciel de planification. En effet, leur élaboration est exigeante, et les mises à jour de planning nécessitent des recalculs incessants.

  • Le diagramme de Gantt a été élaboré. Les ressources ont été déclarées, avec leur niveau de disponibilité maximale (par exemple, nous disposons de quatre soudeurs au total). Les ressources ont été affectées à chacune des activités. Les affectations ont été quantifiées (par exemple, pour une activité, il faut deux soudeurs).
  • Le logiciel affiche ensuite automatiquement l'histogramme de chacune des ressources déclarées. La compréhension de la logique d'élaboration de l'histogramme des ressources est utile pour son emploi. En voici sa description : pour chaque période de temps du planning, identifier les activités qui s'y déroulent, et parmi celles-ci, celles qui utilisent la ressource dont on veut tracer l'histogramme. Calculer la somme de ces ressources sur la période de temps considéré. Procéder ainsi pour chaque période de temps, puis pour chaque ressource.
  • Pour toutes les périodes de temps où le besoin en ressource dépasse la disponibilité de la ressource, l'histogramme met en exergue la sous-capacité des ressources. Généralement sous la forme d'une couleur rouge.

Méthodologie et conseils

L'histogramme des ressources rapproche la vision ressources du projet et la vision ressources des services de l'organisation.

Le profil d'utilisation de la ressource est par défaut un profil constant : les ressources sont utilisées de manière uniforme et constante sur toute la durée. Ce cas de figure est de loin le plus fréquent. Le cas échéant, il faut définir un autre profil d'utilisation, pour une activité donnée.

Avantages

  • L'histogramme des ressources est l'outil de la convergence Projet/Services de l'organisation.
  • Il est l'outil de l'anticipation des problèmes de disponibilité des ressources sur le long terme.

Précautions à prendre

  • L'histogramme des ressources doit être réinterprété par le chef de projet, en fonction des affectations nominatives, pour prendre en compte les différences de productivité incontournables entre acteurs.

Comment être plus efficace ?

L'histogramme des ressources est l'outil pivot de la mise au point des plannings. Il contribue à vérifier que les ressources sont bien disponibles au moment où elles sont requises. Deux techniques peuvent être employées pour régler les cas où des activités ne peuvent être exécutées pour cause de sur utilisation de ressources : le lissage et le nivellement.

Le lissage

Le lissage consiste à décaler les activités de telle sorte que l'appel aux ressources se fasse sur des périodes où elles sont disponibles. Les seuls décalages autorisés dans le lissage sont ceux qui n'induisent aucun décalage de la fin du projet. À la fin d'une opération de lissage, il peut rester des périodes de surutilisation de ressources.

Utiliser les marges libres puis les marges totales :

Les décalages d'activités se font en utilisant les marges libres identifiées, puis les marges totales, jusqu'à ce que le nombre de sur utilisations de ressources soit réduit au minimum.

Dans l'exemple ci-dessous, la ressource architecte est limitée à 1. L'utilisation des marges libres puis des marges totales a conduit à décaler les activités A, B, C et D. Elles n'ont plus de marge, et le nombre de période en sur utilisation a été diminué de deux. Il en reste cependant encore quatre. Le lissage ne pouvait pas résoudre la totalité du problème, car il n'y avait pas suffisamment de période sans activité pour l'architecte.

Zoom sur le nivellement des ressources

Le nivellement consiste à procéder à tous les décalages utiles d'activité, pour éliminer toutes les sur utilisations.

Dans le cas ci-dessus, la durée du projet est allongée de 4 périodes de temps. Le chemin critique n'est plus critique, car les deux dernières activités ont de la marge, après analyse des dates de réalisation.

En fait, après un lissage ou un nivellement, ce sont les ressources qui contraignent le déroulement du projet. Si une activité prend du retard, même si elle semble disposer de marge sur le diagramme de Gantt, elle met en péril la disponibilité de la ressource qu'elle mobilise plus longuement. Et donc, empêche le démarrage des activités suivantes.

Jérôme MAES, François DEBOIS © Dunod

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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